Infopoint

Best Practice: Wie Sie erfolgreich ein Unternehmens-Wiki aufbauen

In vielen Unternehmen fristet das Intranet ein trauriges Dasein: Von den Verantwortlichen vernachlässigt und von den Mitarbeitenden ignoriert, erfüllt es seinen Zweck als zentrale Informationsplattform mehr schlecht als recht. Hier relevante, aktuelle Informationen zu finden, ist meist ein Ding der Unmöglichkeit.

Wikis bieten die Chance, dies zu ändern: Weil alle Mitarbeitenden schnell und einfach Informationen ergänzen und aktualisieren können, sind die Voraussetzungen besser, dass die Plattform relevant ist und bleibt. Eine Wiki-Software allein ist aber noch keine Erfolgsgarantie. Es braucht auch konzeptionelle, organisatorische und personelle Massnahmen, damit ein Unternehmens-Wiki einen guten Start hat.

Was genau ist ein Wiki?

Beginnen wir mit der Frage, was ein Wiki ist und worin es sich von einem «normalen» Intranet unterscheidet. Denn letztlich ist auch ein Wiki nur eine Website, auf der Texte, Bilder, Videos und Dokumente publiziert werden. Allerdings ist die Erstellung und Bearbeitung von Wiki-Seiten viel direkter und unkomplizierter als bei einem Content-Management-System. Zudem gehört es zur Wiki-Philosophie, dass jeder Benutzer Inhalte selbst ergänzt und verbessert.

Ursprünglich waren Wikis ausgesprochen nüchterne und auf das Notwendigste reduzierte Dokumentationswerkzeuge. Seit ihrer Erfindung in den 1990er Jahren haben sie sich allerdings deutlich weiterentwickelt: Sie wurden benutzerfreundlicher, visuell ansprechender und leistungsfähiger. Dadurch ist es heute nicht mehr ganz einfach, die Grenze zwischen Wikis, Intranet-Lösungen und Content-Management-Systemen zu ziehen. «Wiki» wird deshalb zunehmend zum Synonym für «Dokumentationsplattform».

Wiki und Wikipedia: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Das Wort «Wiki» kennen wir insbesondere von der Wikipedia. Natürlich besteht hier ein Zusammenhang, aber es sind trotzdem zwei verschiedene Dinge. Die Online-Enzyklopädie Wikipedia ist ein Anwendungsbeispiel für ein Wiki, und es basiert auf einer Wiki-Software, die MediaWiki heisst. «Wiki» ist also ein Gattungsbegriff für eine bestimmte Art von Website, aber auch eine Software-Kategorie (zu der beispielsweise auch Atlassian Confluence, Slite, Slab, DokuWiki oder TiddlyWiki gehören).

Für diesen Artikel halten wir uns an eine einfache Definition: Wikis sind Web-Applikationen zur kollaborativen Erstellung von Online-Dokumentationen. Sie unterstützen insbesondere Querverlinkungen zwischen einzelnen Seiten, während Design- und Layout-Möglichkeiten beschränkt sind. Dokumente (Word, PowerPoint, PDF etc.) können als Attachments eingefügt werden, es fehlen aber Funktionen wie bei einem Dokumenten-Management-System. Und vor allem muss das Einpflegen von Inhalten sehr einfach sein, denn «wiki» ist das hawaiianische Wort für «schnell».

Wikis kann man für ein einzelnes Projekt, für die Dokumentation eines begrenzten Themas oder auch als Intranet für eine ganze Organisation einsetzen. Die folgenden Empfehlungen sind nicht für alle Anwendungen gleich relevant. Im Kern haben sie sich aber bei fast allen unseren Wiki-Projekten bewährt. Und weil man bei der Einführung eines Unternehmens-Wikis meist nur eine einzige Chance hat, das Ding zum Fliegen zu bringen, lohnt sich eine gründliche Vorbereitung.

Schaffen Sie die Funktion eines Wissensmanagers

Wissensmanager sind Mitarbeitende, die sich um das Wissensmanagement im Unternehmen kümmern. Beim Aufbau eines Wikis kommt ihnen eine Schlüsselrolle zu: Sie evaluieren die Software, sie stellen Schulung und Support für Mitarbeitende sicher, sie erarbeiten Strukturen und Konventionen – und sie geben die nötigen Impulse, damit das Wiki über die Zeit wächst und gedeiht.

Idealerweise ist ein Wissensmanager ein erfahrener Mitarbeiter mit einem guten Netzwerk und einem breiten Kompetenzspektrum. Er muss nicht nur wissen, wie Wissensmanagement funktioniert, sondern er muss auch das Unternehmen und seine Mitarbeitenden gut kennen. Nur so kann er herausfinden, wo Wissensmanagement notwendig und sinnvoll ist, und nur so kann er auch die Mitarbeitenden dafür gewinnen, die entsprechenden Massnahmen mitzutragen.

Ein KMU wird sich wahrscheinlich keinen Vollzeit-Wissensmanager leisten. Aber auch in kleinen Unternehmen findet sich ein geeigneter Mitarbeiter, der die wichtigsten Aufgaben in einem Teilpensum übernehmen kann. Nur schon die Benennung eines Wissensmanagers ist ein wichtiges Signal an die Mitarbeitenden, dass Wissen wichtig ist und gepflegt werden muss. Zugleich schafft man so eine erste Anlaufstelle für alle Fragen und Probleme rund um das Unternehmens-Wiki.

Ernennen Sie eine Wiki-Redaktion

Die Kernidee eines Wikis ist, dass jeder Benutzer selbst Artikel erstellt bzw. überarbeitet. Die Vorstellung einer Redaktion, welche Artikel redigiert und publiziert, ist somit das pure Gegenteil der Wiki-Philosophie. Warum also sollten Sie dennoch ein Redaktionsteam aufbauen?

Zum einen soll die Wiki-Redaktion den Wissensmanager in inhaltlichen Fragen beraten und entlasten. Der Wissensmanager kann wohl eine Wiki-Software bereitstellen, gewisse organisatorische und formale Leitplanken vorgeben, die Benutzer schulen und unterstützen – aber bei fachlich-inhaltlichen Belangen braucht er die Unterstützung von Fachspezialisten. Die Wiki-Redaktoren werden beispielsweise Themen vorschlagen, die im Wiki dokumentiert werden sollen. Auch die Qualitätssicherung gehört zu ihren Aufgaben: Sie sollen neue Beiträge regelmässig überprüfen und bei Bedarf Ergänzungen und Korrekturen vornehmen.

Zum anderen soll die Wiki-Redaktion selbst regelmässig Artikel erstellen. Dadurch bietet das Wiki von Anfang an relevante Informationen, was seine Nutzung fördert und weitere Mitarbeitende motiviert, ihr Wissen zu dokumentieren. Schnell eine kritische Masse an relevanten Informationen und aktiven Nutzern zu erreichen, ist für jede Wissensplattform entscheidend. Gelingt dies nicht, dann gerät man in die von Gilbert Probst beschriebene «Todesspirale», und das Projekt wird scheitern.

Die Wiki-Redaktoren sollen also mit gutem Beispiel vorangehen. Nicht nur DASS sie publizieren, sondern auch WIE sie publizieren, ist wichtig: Indem sie die formalen Regeln beispielhaft anwenden, prägen Sie das Bild, wie gute Artikel aussehen sollen.

Idealerweise wird die Redaktion mit Vertretern aus allen Abteilungen und Funktionen besetzt. Das sorgt dafür, dass das Wiki breit im Unternehmen verankert ist, dass möglichst alle Themen Eingang finden und dass alle Stakeholders abgeholt werden. Die obersten Führungskräfte sind nicht unbedingt die idealen Kandidaten, denn sie haben erfahrungsgemäss zu wenig Zeit für die eigentliche Redaktionsarbeit. Besser geeignet sind Fachexperten (engl. Subject Matter Experts) sowie langjährige Mitarbeitende, die das Unternehmen gut kennen.

Geben Sie zu dokumentierende Themen vor

Wissensmanagement beginnt immer damit, dass man sich überlegt, welches Wissen sein Unternehmen überhaupt benötigt. Wenn Sie also ein Wiki zur Wissensdokumentation einführen, dann sollten Sie zugleich die Themen definieren, welche darin dokumentiert werden sollen – und welche sich vielleicht weniger eignen. So stellen Sie sicher, dass wirklich relevantes Wissen ins Wiki einfliesst, und zugleich erhalten Mitarbeiter konkrete Anregungen, was sie überhaupt dokumentieren sollen.

Ganz grundsätzlich kann man vier Kategorien von Informationen unterscheiden:

  • Unternehmensunabhängige Fachinformationen sind für Ihre gesamte Branche wichtig. Solches Wissen ist in der Regel bereits anderswo festgehalten (auf Websites, in Datenbanken, in Büchern oder Zeitschriften) – es ist deshalb nicht sinnvoll, alles nochmals im eigenen Wiki zu dokumentieren. Hingegen ist es sehr wohl hilfreich, eigene Zusammenfassungen, Leitfäden, Checklisten, FAQs, Link-Verzeichnisse und Literaturlisten im Wiki anzulegen, um diese Fachinformationen besser zugänglich zu machen.
  • Unternehmensspezifische Fachinformationen existieren nur in Ihrem Unternehmen bzw. werden nur in Ihrem Unternehmen benötigt. Solches Wissen soll möglichst vollständig im Wiki dokumentiert werden, denn es ist anderswo nicht verfügbar. Priorität sollte dabei jenes Wissen haben, das a) unternehmenskritisch ist und b) nur bei einigen wenigen Mitarbeitenden vorhanden ist.
  • Auftrags- bzw. projektspezifische Informationen sind meist eine bunte Mischung aus Konzepten, Präsentationen, Projektplänen, Aufgabenlisten, Protokollen etc. Ihr Wert aus Sicht des Wissensmanagement ist sehr unterschiedlich. Teilweise sind sie reine Arbeitsinstrumente, die nur im konkreten Kontext wichtig sind. Teilweise sind sie aber allgemeiner Natur und könnten dadurch auch für andere Aufträge bzw. Projekte nützlich sein. Erstere gehören eher nicht ins Unternehmens-Wiki – letztere hingegen sehr wohl. Teil des Auftrags- bzw. Projektabschlusses sollte es deshalb immer sein, die entstandenen Dokumente zu sichten und wertvolles Wissen ins Wiki zu überführen.
  • Administrative Informationen sind all jene Dinge, welche nicht direkt mit dem Kerngeschäft eines Unternehmens zu tun haben, aber für dessen Funktionieren trotzdem wichtig sind. Typischerweise sind das Informationen aus der Personal-, Finanz-, Rechts- oder Informatik-Abteilung. Sie sind häufig für alle Mitarbeitenden relevant und gehören deshalb selbstverständlich auch ins Wiki.

Die Themendefinition für das Wiki ist eine Aufgabe für die oben erwähnte Wiki-Redaktion. Dabei gibt es eine grosse Bandbreite, wie allgemein/offen oder wie detailliert/verbindlich sie den Themenkatalog gestaltet. Wenn man ganz konkrete Themen vorgibt und auch gleich die entsprechenden Wiki-Seiten anlegt, dann werden Lücken in der Dokumentation besser erkennbar und somit eher geschlossen. Allerdings sollte man klar kommunizieren, dass weitere Themen immer willkommen sind. Denn dass Mitarbeitende aus eigener Initiative zusätzliches Wissen dokumentieren, ist das Beste, was einem Unternehmens-Wiki passieren kann.

1 Thema = 1 Wiki-Seite

Ein Wiki funktioniert besser, wenn man für jedes Thema eine separate Seite anlegt, statt möglichst viel Information in eine einzige Seite zu packen. Dadurch wird es einfacher, auf ein Thema zu verlinken, was wiederum dazu beiträgt, dass man dasselbe Wissen nicht mehrfach dokumentiert (was im besseren Fall unnötige Arbeit verursacht und im schlechteren Fall zu Widersprüchen führt). Im Idealfall entsteht so zu jedem Thema eine einzige Seite, die berühmte «Single Source of Truth».

Die Kunst besteht also darin, umfangreiches Wissen in kleine Einheiten herunterzubrechen. Das ist zu Beginn nicht ganz einfach, weil die meisten von uns zwar gelernt haben, wie man umfangreiche Diplomarbeiten, Handbücher oder Projektdokumentationen erstellt, nicht aber, wie man ein Lexikon verfasst. Es gibt auch keine einfache Regel, um entscheiden zu können, ob ein Thema eine eigene Seite erhält oder nur einen Abschnitt in einer anderen Seite einnimmt.

Die gute Nachricht ist, dass man jederzeit eine (zu) umfangreiche Wiki-Seite in mehrere einzelne Seiten aufteilen kann. Umgekehrt ist es auch keine grosse Sache, mehrere allzu granulare Themen in einer einzigen Seite zusammenzuführen. Im Verlaufe der Zeit wird sich automatisch eine sinnvolle Praxis herausbilden, wie monolithisch bzw. wie atomar die Inhalte einer Wiki-Seite idealerweise sind.

Regeln: So viele wie nötig, so wenige wie möglich

Für die Wikipedia gibt es eine Fülle von Regeln, wie Artikel verfasst werden sollen. Bei einer Enzyklopädie dieser Dimension sind detaillierte Regeln sicher notwendig und sinnvoll. Allerdings wirken sie auf viele Menschen derart abschreckend, dass sie sich gar nicht erst als Autoren versuchen. Dies umso weniger, als Wikipedianer bei Regelverstössen oft wenig Geduld mit Neulingen haben.

Bei einem Unternehmens-Wiki muss es deshalb oberstes Ziel sein, dass niemand Angst davor hat, selbst einen Artikel zu erstellen bzw. zu überarbeiten. Das ist primär eine Frage der allgemeinen Fehlerkultur im Unternehmen. Zusätzlich hilft es, wenn man möglichst wenige, leicht verständliche Regeln für das Wiki definiert. Diese Regeln sollten Sie dann allerdings auch durchsetzen – nicht durch Kritik an den entsprechenden Mitarbeitern, sondern indem das Redaktions-Team mangelhafte Artikel ganz einfach überarbeitet und so vorlebt, was die Best Practice ist.

Übrigens wurden die zahlreichen Regeln der Wikipedia nicht am allerersten Tag festgeschrieben, sondern sie haben sich über die Zeit entwickelt. Dieses Prinzip empfiehlt sich auch für das Unternehmens-Wiki: Starten Sie mit ganz wenigen Vorgaben, sammeln Sie gute und schlechte Erfahrungen, und passen Sie die Regeln bei Bedarf an. Aber hüten Sie sich vor einer Überregulierung.

Klären Sie Rechte und Pflichten von Seitenautoren

Wikis sind dafür ausgelegt, dass mehrere Personen eine Seite bearbeiten können – nacheinander oder sogar zeitgleich. Ob man diese technische Fähigkeit auch nutzen möchte, ist eine andere Frage. Es gibt Mitarbeitende, die sich schwer damit tun, wenn jemand «ihren» Artikel ergänzt oder umschreibt. Zudem geht so das Gefühl, für diesen Artikel verantwortlich zu sein und ihn auch in Zukunft aktuell halten zu müssen, verloren.

Man sollte deshalb definieren, was Autoren dürfen und müssen. Beispielsweise kann man sich darauf verständigen, dass niemand an einem «fremden» Artikel arbeitet, solange sich dieser noch im Status «Entwurf» befindet. Gewisse Wikis bieten auch technische Mittel, um dies sicherzustellen.

Man kann sogar noch weiter gehen und festlegen, dass Artikel nicht einfach abgeändert, sondern möglichst nur kommentiert werden sollen. In diesem Fall wäre dann der Autor dafür verantwortlich, dass Kommentare in geeigneter Form in den Artikel einfliessen. Damit das in der Praxis funktioniert, muss allerdings der Seitenautor sehr klar ersichtlich sein. Modernere Wikis machen das automatisch, notfalls kann man aber auch manuell eine «Visitenkarte» oben in jede Seite einfügen.

Nutzen Sie Strukturierungselemente

Klassische Wikis sind nichts anderes als eine Sammlung von gleichwertigen, über Links vernetzte Seiten. Um Informationen zu finden, nutzt man entweder die Volltextsuche oder den alphabetischen Index aller Seitentitel. Solange man sich in einem Thema auskennt und nur ein Detail nachschlagen will, funktioniert das hervorragend. Wenn man sich hingegen einen Überblick über ein Thema verschaffen möchte oder noch gar nicht so recht weiss, wonach man eigentlich suchen soll, dann fühlt man sich oft ein wenig verloren.

Die einfachste Möglichkeit, ein Wiki zu strukturieren, ist ein Inhaltsverzeichnis, das man sinnvollerweise auf der Startseite des Wikis anlegt. Im Gegensatz zum Seitenindex werden die Seiten hier nicht alphabetisch sortiert, sondern nach Themen gruppiert. Sobald das Wiki eine gewisse Grösse erreicht, wird man diese Themen zwangsläufig in Unterthemen und Unter-Unterthemen gliedern, sodass sich mit der Zeit ein hierarchischer Themenbaum bildet.

Eine weitere Möglichkeit sind Tags (Schlagwörter), die man einzelnen Seiten zuweisen kann. Klickt man dann auf ein solches Tag, so werden alle anderen Seiten aufgelistet, die ebenfalls mit diesem Tag ausgezeichnet wurden. Das Prinzip ist simpel und bei den meisten Wikis vorhanden. Es funktioniert allerdings nur dann optimal, wenn man die Tags konsequent und einheitlich verwendet. Um dies zu fördern, kann man eine Liste der empfohlenen bzw. häufig benutzten Tags erstellen.

Sollte dies nicht ausreichen, so kann man sich von der Wikipedia inspirieren lassen, wo es diverse Strukturierungskonzepte gibt. Drei davon möchte ich hier kurz vorstellen:

1. Kategorien

Wenn man beispielsweise den Wikipedia-Artikel über Ward Cunningham (den Erfinder des Wikis) aufruft, dann sieht man ganz unten an der Seite folgendes:

Kategorien eines Wikipedia-Artikels

Diese Kategorien sind im Grunde nichts anderes als die oben erwähnten Tags: Sie erlauben es, per Mausklick verwandte Artikel zu finden. Allerdings steht hinter jeder Kategorie ein eigene Kategorienseite, welche nicht nur alle Seiten dieser Kategorie auflistet, sondern auch allfällige Unterkategorien sowie weitere Informationen enthalten kann.

Kategorien-Seite in der Wikipedia

2. Navigationsleisten

Ebenfalls unten an der Seite sind allfällige Navigationsleisten platziert. Beim Artikel «Schloss Kyburg» beispielsweise sieht das folgendermassen aus:

Navigationsleiste in der Wikipedia

Eine Navigationsleiste erlaubt es, direkt auf einen anderen Artikel derselben Kategorie zu wechseln, also ohne den Umweg über die entsprechende Kategorienseite.

Ob solche Navigationsleisten in einem Unternehmens-Wiki ebenfalls Sinn machen, muss man im Einzelfall beurteilen. Man kann dieses Prinzip auch nur punktuell einsetzen und beispielsweise eine Navigationsleiste «Wichtige Seiten für neue Mitarbeitende» erstellen.

3. Portale

Portale sind Einstiegspunkte in grössere Themenbereiche. Sie werden von einer Redaktion gestaltet und bieten einen strukturierten Überblick über wichtige Ressourcen. Auch aktuelle Ankündigungen und Informationen für Autoren können hier publiziert sein. Am besten schauen Sie sich einige konkrete Portale in der Wikipedia an, dann erhalten Sie schnell ein Gefühl dafür, was ein Portal leistet.

Starten Sie nie mit einem leeren Wiki

Wenn Sie Ihr Wiki offiziell einführen, sollte es bereits einen Grundstock an Informationen enthalten, die im Arbeitsalltag unverzichtbar sind. Am einfachsten transferieren Sie dazu eine Auswahl an bereits bestehenden Dokumentationen (Handbücher, Richtlinien, Bedienungsanleitungen, Checklisten) ins Wiki. Wichtig ist dabei, dass Sie nicht einfach Word- und PDF-Dateien ins Wiki hochladen, sondern deren Inhalte in Wiki-Seiten abbilden. Das ist weniger Aufwand, als man vielleicht denkt, und es ist ein gutes Übungsfeld für die Wiki-Redaktion.

Mit dieser Vorbefüllung erreichen Sie verschiedene Dinge:

  • Erstens machen Sie deutlich, dass es Ihnen ernst ist mit dem Wiki als zentrale Wissensplattform für Ihr Unternehmen.
  • Zweitens wird der Nutzen eines Wikis für alle Mitarbeitenden konkret erlebbar, was die Akzeptanz weiter erhöht.
  • Drittens lernt die Wiki-Redaktion bei dieser Gelegenheit die Software besser kennen und kann auch gleich die definierten Regeln in der Praxis testen.
  • Und viertens gibt es so von Anfang an genügend Beispiele für gute Wiki-Seiten, was es dokumentationswilligen Mitarbeitenden erleichtert, selbst neue Seiten anzulegen.

Führen Sie regelmässige Veranstaltungen durch

Für den erfolgreichen Start eines Unternehmens-Wikis sind Einführungsveranstaltungen unverzichtbar. Dabei demonstriert der Wissensmanager die Handhabung der Software und stellt die Regeln vor, die bei der Arbeit mit dem Wiki gelten sollen. Ausserdem ist dies eine gute Gelegenheit, um den Nutzen eines Wikis zu vermitteln und das Redaktions-Team vorzustellen. Idealerweise sind auch Mitglieder der Geschäftsleitung anwesend, um die Bedeutung des Wissensmanagements für das Unternehmen zu unterstreichen.

Solche Veranstaltungen sollte man nicht nur einmal durchführen, sondern in regelmässigen Abständen anbieten. Damit ermöglicht man neuen Mitarbeitenden einen optimalen Einstieg und gibt allen anderen die Gelegenheit, ihre Kenntnisse aufzufrischen.

Man kann diese Veranstaltungen auch zu einem regelmässigen Treffen weiterentwickeln, wo Erfahrungen im Umgang mit dem Wiki ausgetauscht und ggf. Anpassungen der Regeln diskutiert werden – also eine Art «Wiki-Kränzchen» oder «Knowledge Management Meetup». Eine weitere Möglichkeit sind sogenannte «Editathons», bei denen man gemeinsam Wiki-Inhalte erstellt bzw. überarbeitet – das fördert die Motivation, und man kann Fragen direkt mit anderen Wiki-Autoren besprechen.

Fördern Sie die Wiki-Nutzung durch sanften Zwang

Für den Erfolg Ihres Wikis ist es entscheidend, dass alle Mitarbeitenden das Wiki nicht nur kennen, sondern auch nutzen.

Natürlich werden längst nicht alle Mitarbeitenden selbst Seiten erstellen oder überarbeiten. Viel wahrscheinlicher ist, dass auch hier die 90–9–1-Regel von Jakob Nielsen gilt: 90 Prozent aller Benutzer einer Online-Plattform sind reine Konsumenten, 9 Prozent leisten gelegentlich einen Beitrag, während 1 Prozent praktisch alle Inhalte erstellen.

Die Regel von Nielsen gilt vor allem dann, wenn die Mitarbeit freiwillig ist. In einem Unternehmen haben Sie natürlich Möglichkeiten, den Anteil der aktiven Benutzer zu erhöhen, indem Sie die Pflege des Wikis zum Aufgabenbereich einzelner Mitarbeiter erklären. Trotzdem wird die Anzahl der aktiven Nutzer (= Autoren) weit kleiner sein als die der passiven Nutzer (= Leser). Das ist nicht zu ändern, aber auch kein entscheidendes Problem.

Viel wichtiger ist, dass wirklich alle Mitarbeitenden das Wiki zumindest passiv nutzen. Nur so fliesst die Information, und nur so bleiben die Autoren motiviert, neue Inhalte zu erstellen. Um dies zu fördern, gibt es einige einfache Tricks:

  • Versenden Sie interne Informationen als Wiki-Link statt als Attachment
    Wenn Sie eine neue Richtlinie für die Spesenabrechnung, eine Anleitung für den neuen Drucker oder ein Erste-Hilfe-Merkblatt zur Herzmassage verbreiten wollen: Publizieren Sie diese ins Wiki, und versenden Sie nur noch den Link statt ein Attachment. Dadurch fördern Sie das Bewusstsein bei den Mitarbeitenden, dass nützliche Informationen im Zweifelsfall im Wiki zu finden ist. Zudem stellen Sie automatisch sicher, dass alle Mitarbeitenden jederzeit auf die neuste Version eines Dokuments zugreifen.
  • Beantworten Sie Fragen via Wiki
    Wenn Sie Fragen von Mitarbeitenden beantworten: Senden Sie nicht einfach eine E-Mail mit der vollständigen Antwort, sondern mit einem Link auf diejenige Wiki-Seite, auf der die Antwort zu finden ist. So werden Mitarbeitende regelmässig auf das Wiki hingewiesen, werden damit besser vertraut, lernen es als Informationsquelle schätzen und entwickeln den Reflex, zuerst im Wiki nachzusehen, bevor sie eine Frage stellen. GitLab – ein Unternehmen, das mit dem GitLab Handbook eine öffentlich einsehbare Wissensplattform betreibt – hat dafür das Schlagwort «Answer with a link» geprägt. (Und sollte die benötigte Information im Wiki noch nicht existieren, dann ist das eine gute Gelegenheit, um sie zu ergänzen.)
  • Machen Sie das Wiki zur Browser-Startseite
    In jedem Browser kann man eine Startseite definieren, die automatisch geladen wird, wenn man den Browser öffnet. Wenn das Wiki unternehmensweit als Browser-Startseite konfiguriert ist, dann hat man gute Chancen, dass jeder Mitarbeiter wenigstens einmal täglich einen Blick darauf wirft. Wird die Startseite bereits für andere Zwecke benötigt, dann sollte man wenigstens dafür sorgen, dass das Wiki auf dieser Startseite einen prominenten Link erhält.
  • Verlagern Sie populäre Informationen ins Wiki
    In jedem Unternehmen gibt es Informationen, die von allen Mitarbeitenden regelmässig konsultiert werden – beispielsweise der Menüplan der Kantine, das Ferienantragsformular oder Informationen zum Firmenfest. Legen Sie diese unbedingt im Wiki ab! Mit Wissensmanagement hat das zwar nur am Rande zu tun – aber es sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden hie und da im Wiki vorbeischauen und bei dieser Gelegenheit auch andere nützliche Informationen entdecken.
Notebook-Computer, auf dem ein Schema zum Wissensmanagement zu sehen ist

Wir beraten Sie beim Wissensmanagement

Martin Sauter, der Gründer von Metoki, ist Spezialist für Wissensmanagement. Als Chief Knowledge Officer eines Schweizer KMU hat er jahrelange Praxiserfahrung, und als Absolvent des CAS Wissensmanagement & Organisationales Lernen kennt er auch die theoretischen Grundlagen.

Gerne beraten wir Sie bezüglich Methoden und Software für das Knowledge Management in Ihrem Unternehmen. Zudem bieten wir individuelle Coachings für das persönliche Wissenmanagement.