Checkliste: Agentur-Briefing für ein Website-Projekt

Unsere Checkliste «Agentur-Briefing für ein Website-Projekt» ist als Leitfaden für ein erstes Gespräch zwischen Auftraggeber und Agentur gedacht. Dieses Raster hilft beiden Parteien: Der Auftraggeber kann dank dieser Checkliste das Briefing effizient vorbereiten und sinnvoll strukturieren. Die Agentur auf der anderen Seite kann anhand dieser Checkliste überprüfen, ob sie alle wichtigen Informationen hat, um sich ein Bild des Projekts zu machen.

Download
«METOKI Checkliste: Agentur-Briefing für ein Website-Projekt» (PDF)
Version vom 21. Mai 2019

Checkliste: Agentur-Briefing für ein Website-Projekt

Anmerkungen zu den einzelnen Punkten:

Das Unternehmen

Natürlich kann eine Agentur die wichtigsten Fakten über einem Auftraggeber selbst recherchieren. Das Briefing gibt dem Auftraggeber jedoch die Gelegenheit, auch gewisse Informationen einfliessen zu lassen, die vielleicht nicht (oder noch nicht) öffentlich bekannt, aber für die Arbeit der Agentur wichtig sind. Sollten diese Informationen in irgend einer Weise sensibel sein, so empfiehlt es sich, die Agentur eine Vertraulichkeitsvereinbarung (Non-disclosure Agreement NDA) unterschreiben zu lassen.

Der Markt

Die zentrale Aufgabe fast jeder Website besteht darin, ein Unternehmen in seinem jeweiligen Markt optimal zu positionieren. Diesen Markt zu verstehen ist entscheidend für den Projekterfolg, und es lohnt sich deshalb, das Briefing in diesem Punkt besonders sorgfältig auszuarbeiten. Denn dass die Agentur bereits vertiefte Branchenerfahrung mitbringt, ohne aber für einen direkten Mitbewerber zu arbeiten, ist ein Glücksfall, auf den man als Auftraggeber nicht bauen sollte.

Die Marketing-Kommunikation

Eine Website muss sorgfältig auf die übrigen Marketing-Aktivitäten des Unternehmens abgestimmt sein. Das Briefing muss deshalb sowohl die Strategie als auch die konkreten Massnahmen in diesem Bereich beschreiben. Wie kommuniziert der Auftraggeber über Soziale Medien? Welche Display- und Search-Kampagnen laufen gerade oder sind für die nahe Zukunft geplant? Welche Rolle spielen E-Mail-Newsletters? Existiert vielleicht sogar eine Smartphone App? Und wie werden die nicht-digitalen Kanäle (TV, Radio, Print, Out-of-Home, Messen und Events) für die Marketing-Kommunikation genutzt?

Die IT-Umgebung

In gewissen Fällen sind Technologie-Vorgaben ein Killerkriterium: Besteht der Auftraggeber darauf, dass eine Website mit einem bestimmten Content-Management-System (z.B. Adobe Experience Manager, Sitecore, Kentico, Drupal, WordPress, TYPO3) gebaut wird, dann kommen eigentlich nur Agenturen in Frage, welche bereits Referenzprojekte in diesem Bereich vorweisen können. Solche Informationen gehören also genauso ins Briefing wie relevante Umsysteme, mit denen die Website Daten austauschen muss (z.B. CRM-, ERP- oder PIM-Systeme).

Das Projekt

Die Beschreibung des eigentlichen Projekts ist das Herzstück eines Briefings. Erstaunlicherweise sind dennoch viele Briefings genau in diesem Punkt recht unpräzise. Beispielsweise muss unbedingt ausformuliert werden, was genau der Leistungsumfang ist, den die Agentur anbieten soll, denn meist übernehmen auch der Auftraggeber oder Dritte einen Teil der Arbeit. Insbesondere die Ziele sind oft zu vage formuliert (vgl. Gute Ziele, schlechte Ziele: So gelingen Website-Projekte). Für die Agentur ist es zudem wichtig zu wissen, worauf der Auftraggeber bei der Agenturauswahl besonderen Wert legt.

Die Projektorganisation

Der Verlauf eines Website-Projekts wird wesentlich davon beeinflusst, welche Personen und Abteilungen involviert sind. In ein Briefing gehört deshalb auch die Information, wie das Projekt organisiert ist: Wer entscheidet über die Auftragsvergabe, wer bewilligt Budgets, wer muss sein Segen für das Konzept geben? Wieviele Personen sitzen in den Projekt-Meetings, und wieviele Ressourcen stehen beim Auftraggeber beispielsweise für die Erarbeitung von Inhalten zur Verfügung?

Vorgaben & Material

Nicht jedes Corporate Design Manual berücksichtigt auch die digitalen Kommunikationskanäle, aber es bildet trotzdem die Basis für das Web Design. Das CD-Manual sollte deshalb Teil des Briefings sein – wie auch Beispiele für gedruckte Kommunikationsmittel (z.B. Jahresbericht, Kundenzeitschrift, Anzeigenkampagne).

Zeit & Geld

Natürlich soll jedes Website-Projekt so schnell wie möglich und so günstig wie möglich umgesetzt werden. Aber es bringt letztlich beiden Seiten nichts, wenn man in diesen beiden Punkten nicht konkret wird. Insbesondere das Budget sollte (zumindest als Grössenordnung) kommuniziert werden – insbesondere dann, wenn mehrere Agenturen zur Offertstellung eingeladen werden. Denn ohne eine finanzielle Leitplanke werden die Angebote derart unterschiedlich ausfallen, dass sie gar nicht mehr direkt miteinander vergleichbar sind.

Nächste Schritte

Das Briefing sollte klar festhalten, wie der weitere Prozess bis zur Auftragsvergabe abläuft: Wer macht was bis wann? Wann muss das Angebot auf dem Tisch liegen bzw. die Offertpräsentation stattfinden? Und bis wann wird der Auftrag erteilt? Wenn sich der Auftraggeber hier nicht festlegen will, dann darf er sich auch nicht wundern, wenn die Agentur dann im entscheidenden Moment zu wenig Ressourcen hat.