Projektdokumentation und Wissensmanagement mit ClickUp Docs

ClickUp ist eine Web-Applikation für das Projektmanagement: Es verwaltet Aufgaben, Termine und Ressourcen – und das macht es hervorragend. Aber ClickUp will weit mehr sein als das, nämlich «One app to replace them all». Mit der Einführung der Docs ist man dieser Vision einen grossen Schritt näher gekommen, denn nun lassen sich auch Konzepte, Protokolle, Anleitungen und ähnliche Dokumente direkt in ClickUp erstellen. Kann man mit den Docs tatsächlich ein gesamtes Projekt dokumentieren? Und eignet sich ClickUp damit sogar als Wissensmanagement-Portal?

In Projekten hat man es mit sehr unterschiedlichen Kategorien von Informationen zu tun. Zunächst geht es natürlich um Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein müssen und dafür bestimmte Ressourcen benötigen.

In einem Projekt braucht es aber noch viele weitere Informationen, beispielsweise Briefings, Konzepte, Spezifikationen, Sitzungsprotokolle, Bedienungsanleitungen und anderes mehr. Solche Informationen liegen meist in Form von Word-Dokumenten vor, die auf einem Server, in einer Mailbox oder auf einem Desktop liegen – also ausserhalb des Projektmanagement-Tools (und schlimmstenfalls nicht einmal für alle Projektmitglieder erreichbar).

Die Idee der Docs

ClickUp Docs sollen diese Trennung von Projektmanagement und Dokumentation überwinden. Sie erlauben es, umfangreiche Dokumente direkt in ClickUp zu erstellen und zu bearbeiten – also nicht nur in Form eines Attachments hochzuladen.

Solche Docs können einer bestimmten Liste (die typischerweise die Aufgaben eines Projekts oder Unterprojekts enthält) zugeordnet werden. In ClickUp gibt es das Konzept der Views; ein Doc ist einfach eine weitere View, welche über die Tabs am oberen Fensterrand erreichbar ist. Auf diese Weise liegen Aufgaben und Dokumente immer nur einen Klick voneinander entfernt.

Docs im Navigationsbaum

Mit dem neusten Release, das als «Docs 3.0» bezeichnet wird, sind die Docs nochmals deutlich flexibler geworden. Man kann sie nun nicht bloss als View an eine Liste andocken, sondern auch direkt im Navigationsbaum in einem Space oder Folder platzieren.

Dies mag auf den ersten Blick wenig spektakulär erscheinen, hat aber weitreichende Konsequenzen. Denn auf diese Weise kann man auch Spaces oder Folders anlegen, die ausschliesslich Docs enthalten. Dadurch fühlt sich ClickUp plötzlich nicht mehr wie ein Projektmanagement-Tool an, sondern wie ein Intranet, ein Wiki oder eine Wissensplattform.

Zwar kann man in ClickUp nicht beliebig tiefe Hierarchien anlegen. Aber mit Spaces, Folders, Docs, Pages und Subpages hat man trotzdem fünf Gliederungsebenen zur Verfügung, was in der Praxis für die meisten Anwendungen ausreicht.

Gestaltungsmöglichkeiten von Docs

Was den Inhalt der Docs anbelangt, so entsprechen die Möglichkeiten dem, was man heute von einem block-basierten Editor erwarten darf und in ähnlicher Form von Notion, Slab oder Confluence her kennt. Oder anders formuliert: All das, was man als durchschnittlicher Anwender mit Microsoft Word oder Google Docs macht, ist auch mit ClickUp Docs möglich. Nebst Überschriften und Textblöcken stehen etwa folgende Inhaltselemente zur Verfügung:

• Aufzählungen
• Tabellen
• Bilder
• eingebettete Videos (z.B. von YouTube, Vimeo, Loom)
• Banner in verschiedenen Farben
• Quellcode (inkl. Syntax-Highlighting)
• eingebettete ClickUp-Listen
• eingebettete Webseiten
• eingebettete Dokumente von Google Drive bzw. Google Docs
• automatisch erstellte Seiteninhaltsverzeichnisse
• externe Links (auf beliebige URLs)
• interne Links auf ClickUp Users, ClickUp Tasks und ClickUp Docs

Insgesamt kann man damit in kurzer Zeit professionell gestaltete Dokumentationen erstellen, wenn man denn will. Und wenn es nur darum geht, ein Sitzungsprotokoll oder eine Anleitung für den Drucker herunterzuschreiben, dann sind ClickUp Docs ein ausgesprochen effizientes und leicht erlernbares Tool. Genau das ist meiner Erfahrung nach absolut zentral, denn dokumentiert wird nur, wenn es schnell und einfach geht. Noch schneller geht es übrigens dank den Templates (Kopiervorlagen), die man per Mausklick in ein Doc einfügt, um einen Ausgangspunkt für die Seitenstruktur zu haben.

Besonders interessant ist die Möglichkeit Google Docs, Google Slides und Google Sheets einzubetten. So kann man allfällige Limitierungen der ClickUp Docs sehr einfach umgehen (z.B. wenn man eine Tabellenkalkulation benötigt, die nicht nur Tabelle, sondern auch Kalkulation ist). Auch PDF-, Word- oder PowerPoint-Dokumente kann man via Google Drive sehr einfach in ClickUp Docs integrieren.

Kollaboration und Suche

Ähnlich wie beispielsweise Google Docs können ClickUp Docs von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Über Farbmarkierungen sieht man auf einen Blick, an welcher Textstelle die Kolleginnen und Kollegen gerade arbeiten. Zudem kann man auch Kommentare hinterlassen, wenn man einen Text nicht direkt ändern möchte, und so direkt über die Plattform miteinander kommunizieren.

Falls man ein ClickUp Doc auch Aussenstehenden ohne ClickUp-Login zur Verfügung stellen muss, so gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder man exportiert es im HTML-, PDF- oder Markdown-Format – oder man gibt es über einen Public Link frei. Letzteres hat den Vorteil, dass man ein Dokument jederzeit aktualisieren kann und die Adressaten trotzdem immer die neuste Version des Dokuments sehen.

Dokumentationen helfen nur, wenn man sie im entscheidenden Moment auch wiederfindet. Und die meisten Menschen wollen dafür nicht eine Seitenhierarchie durchklicken müssen, sondern über eine Volltextsuche rasch zum Ziel kommen. Auch das ist bei ClickUp gut gelöst: Die Suche durchsucht die kompletten Docs und zeigt in der Trefferliste direkt die Fundstellen an. Zudem kann man die Resultate nach Spaces, Folders und Lists filtern, falls man zu viele Treffer erhält.

Fazit: Rundum überzeugend

Spätestens seit der Version 3.0 bieten die ClickUp Docs alles, was man von Dokumentationsplattformen wie z.B. Slab her kennt. Zugleich ist ClickUp nach wie vor eines der besten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Für jemanden, der ausschliesslich eine Lösung für das Wissensmanagement sucht, ist das natürlich kein Argument. Wer hingegen sowieso Projekte managen muss und zugleich eine vernünftige Lösung für die Projektdokumentation sucht, findet bei ClickUp eine ideale Lösung.

Insbesondere im Vergleich mit der populären Kombi aus Jira (Issue Management) und Confluence (Dokumentation) ist ClickUp in verschiedener Hinsicht die bessere Wahl: Es ist insgesamt benutzerfreundlicher, kostengünstiger und vor allem voll integriert. ClickUp wird damit zu einem ernstzunehmenden Herausforderer für Atlassian – und dank der jüngsten Finanzierungsrunde über 400 Mio. US Dollar hat das erst 2017 gegründete Unternehmen die besten Voraussetzungen, um auch in Zukunft den Markt für Productivity Tools mächtig aufzumischen.