Hand, die auf transparentes Whiteboard schreibt

Wenn wir Dinge erklären oder Ideen sammeln wollen, dann greifen wir zu Wandtafeln, Flipcharts oder Whiteboards. Für Online-Meetings sind diese allerdings denkbar ungeeignet. Hier kommen virtuelle Whiteboards zum Zuge. Und dank ihrer vielfältigen Möglichkeiten werden sie immer häufiger auch im Präsenzunterricht eingesetzt. 

Auf einem Whiteboard kann man schreiben, zeichnen oder etwas anheften. Ein virtuelles Whiteboard bietet im Grunde die gleiche Funktionalität, allerdings kann man oft auch Audio und Video oder sogar interaktive Elemente auf der Arbeitsfläche platzieren. Es hat zudem den Vorteil, dass die Grösse der Zeichenfläche nicht begrenzt ist und dass man einzelne Elemente einfach ändern bzw. löschen kann. Und sofern entsprechende Exportfunktionen vorhanden sind, kann man das Resultat eines virtuellen Brainstormings auch leicht in andere Apps übernehmen und weiterverarbeiten.

Nützliche Zusatz-Features

In der realen Welt gibt es zwei Rollen: Jemand steht am Whiteboard und schreibt bzw. zeichnet, die anderen schauen zu. Im digitalen Raum ist diese Rollenverteilung nicht mehr zwangsläufig gegeben, denn alle Teilnehmer sitzen direkt vor dem virtuellen Whiteboard und können jederzeit Ergänzungen und Korrekturen anbringen. Das kann eine Chance sein, das kann aber auch in einem Chaos münden. Falls man dieses Chaos mit technischen Mitteln verhindern möchte, empfehlen sich Tools, bei denen man Benutzerrechte vergeben kann. Der Leiter einer virtuellen Sitzung kann so festlegen, dass die Teilnehmer das Whiteboard nur lesend nutzen oder nur eigene Beiträge verändern dürfen.

Ein virtuelles Whiteboard wird in der Regel synchron genutzt, d.h. die beteiligten Personen treffen sich (egal ob physisch oder in einem Online-Meeting) und arbeiten gleichzeitig an einem Thema. Grundsätzlich ist aber auch eine asynchrone Nutzung möglich, d.h. die beteiligten Personen loggen sich zu unterschiedlichen Zeiten in das Whiteboard ein und bringen Ergänzungen an. In diesem Fall ist es zwingend, dass jede Ergänzung mit dem Namen gekennzeichnet ist; auch eine Kommentarfunktion ist hilfreich, weil man ja seine Fragen und Bemerkungen nicht mündlich stellen kann.

WhiteboardFox: Einfach und kostenlos

WhiteboardFox ist eine ausgesprochen simple Variante eines digitalen Whiteboards. Das hat den Vorteil, dass man das Tool nicht erst erlernen muss, sondern direkt loslegen kann. WhiteboardFox ist rein browser-basiert, man muss also keine App installieren. Nicht einmal ein Login ist erforderlich: Jedes Whiteboard hat eine ID, die man beispielsweise per E-Mail oder Chat teilt, um weitere Personen zu seinem Whiteboard einzuladen. Als Ersteller eines Whiteboards muss man lediglich festlegen, ob andere Personen schreibend oder nur lesend auf das Whiteboard zugreifen können.

WhiteboardFox Screenshot

Abgesehen von der Schriftfarbe kann man bei WhiteboardFox eigentlich gar nichts einstellen. Ausserdem ist man auf den Zeichenstift, Texte und Bilder beschränkt. Die Undo-Funktion sowie der Radiergummi erlaubt immerhin einfache Korrekturen. Selbst eine eigentlich Exportfunktion fehlt – es gibt lediglich die Möglichkeit, einen Snapshot zu erstellen, wodurch eine PNG-Grafik des Whiteboard-Inhalts generiert wird.

Kurz: WhiteboardFox bietet nur das absolute Minimum. Aber das reicht für viele Anwendungen und macht es insbesondere für Technikmuffel attraktiv. Und wer kein Budget zur Verfügung hat, findet kaum eine bessere Whiteboard-Lösung.

Milanote: Die Pinnwand für Kreativprozesse

Milanote ist weniger ein Whiteboard als eine Pinnwand. Das merkt man spätestens dann, wenn man vergeblich das Stiftwerkzeug für eine Freihandzeichnung sucht. In Milanote kann man dafür Texte tippen, Bilder einfügen, YouTube-Videos einbetten oder PDF-Dokumente integrieren. Damit ist Milanote weniger ein Tool für schnelle Notizen in einem Meeting als ein Ort, um über einen längeren Zeitraum Ideen zu sammeln, zu organisieren und zu präsentieren.

Milanote Screenshot

Alle verfügbaren Elementtypen sind in der Toolbar auf der linken Seite platziert. Um neue Elemente (bei Milanote heissen sie «Cards») zu erstellen, zieht man sie ganz einfach auf die Arbeitsfläche («Board» genannt). Links zeigen automatisch eine Vorschau der entsprechenden Website an, und verlinkte YouTube-Videos können sogar direkt im Board abgespielt werden. Bilder können entweder aus eigenen Beständen hochgeladen oder direkt aus dem Bilderdienst Unsplash übernommen werden. Auch PDF-Dokumente können importiert werden, wobei Milanote automatisch eine Vorschau der ersten Seite generiert.

Um grössere Informationssammlungen besser zu strukturieren gibt es zwei Konzepte. Zunächst kann man mehrere Elemente in Spalten («Columns») gruppieren. Vor allem aber kann man weitere Boards innerhalb von Boards anlegen. Im obigen Beispiel befinden wir uns im Board «Digital Tools», das die Boards «Video Conferencing Tools», «Project Management Tools» und «Collaborative Writing Tools» enthält. Untergeordnete Boards werden durch ein Icon repräsentiert und können per Doppelklick geöffnet werden. Die Breadcrumb-Navigation am oberen Bildschirmrand zeigt an, wo man sich gerade befindet.

Um ein Board mit anderen Personen zu teilen kann man diese entweder als Editor einladen (dann können sie das Board mitgestalten) oder aber ihnen einen Secret Link zur Verfügung stellen (dann können sie das Board zwar sehen, aber nicht verändern). Ausserdem kann man ein Board in diversen Formaten (PDF, Word, PNG, Markdown, Plaintext) exportieren.

Milanote kann man direkt im Browser nutzen, aber es gibt auch Desktop Apps für Windows und macOS sowie Mobile Apps für Android und iOS. Und dank dem Web Clipper für Chrome und Safari kann man sehr einfach Texte, Bilder und Links aus dem Web in ein Board speichern.

Insgesamt ist Milanote nicht nur ein leistungsfähiges, sondern auch ein ausgesprochen benutzerfreundliches und ästhetisches Werkzeug, um in einem Team Informationen und Ideen zu verwalten. Es eignet sich insbesondere für Kreativprozesse – auf der Milanote-Website finden sich zahlreiche Anwendungsbeispiele aus diesem Bereich. Wer hingegen wirklich nur einen digitalen Flipchart-Ersatzt sucht, ist mit anderen Tools wahrscheinlich besser bedient, weil man in Milanote nicht schnell von Hand einige Stichwörter notieren oder ein einfaches Schema entwerfen kann.

Mural: Umfassend, aber komplex

Wenn man Milanet kennt, kann wirkt das Konzept von Mural einigermassen vertraut: Auf einer Arbeitsfläche (hier «Mural» genannt) können über die Toolbar am linken Bildschirmrand verschiedenste Elemente platziert werden. Anders als bei Milanote gibt es hier auch einen Zeichenstift für handschriftliche Notizen oder Zeichnungen. Allerdings merkt man bald, dass dies nur auf einem Touchscreen (und idealerweise in Kombination mit einem digitalen Stift) wirklich gut funktioniert, nicht aber mit einer Maus oder einem Trackpad. Da sind die «Shapes» und «Connectors», mit denen man wie in PowerPoint Grafiken erstellen kann, insgesamt hilfreicher.

Mural Screenshot

Ansonsten funktioniert Mural ähnlich wie Milanote, bietet aber mehr Möglichkeiten, um Elemente zu gestalten und anzuordnen. Das kann man als Vorteil sehen, aber es macht das Tool auch komplexer und die Handhabung umständlicher. Wenn man als Trainer, Dozent oder Lehrer ein leistungsfähiges Präsentationswerkzeug sucht, dann kann man hier aus dem Vollen schöpfen. Dann kann man insbesondere auch häufig benötigte Elemente als Vorlagen hinterlegen (entweder als Mural Template oder in der Content Library). Wenn allerdings die aktive Mitarbeit von Workshop-Teilnehmern oder Studierenden gefragt ist, dann ist Mural schlicht zu komplex.

Die Stärken von Mural kommen vor allem dann zum Tragen, wenn Teams regelmässig über diese Plattform zusammenarbeiten. Dann machen auch die zahlreichen Kollaborationsfunktionen (Chat, Kommentare, Abstimmungen, Änderungsverlauf) und die detaillierten Freigabeoptionen Sinn. Und dann lohnt sich auch die finanzielle Investition, denn Mural kostet zwischen 12 und 20 US Dollar pro Benuzter und Monat.