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Mailchimp FAQ: Häufige Fragen zu Contacts

In Mailchimp einen E-Mail Newsletter zu erstellen ist keine Hexerei: Nicht zuletzt wegen seines benutzerfreundlichen Editors ist Mailchimp zu einem der bekanntesten Newsletter Services geworden. Schwieriger ist nach unserer Erfahrung der Umgang mit den Empfängeradressen, die hier Contacts heissen. Oft ist nicht klar, wie man diese Contacts am besten organisiert, weil es dafür in der Mailchimp-Datenbank mit Audiences, Segments, Groups und Tags gleich vier verschiedene Ansätze gibt. Auch beim Import von Contacts kommt es immer wieder zu Problemen, insbesondere wenn ein Abgleich mit bereits bestehenden Daten stattfinden soll.

Was ist eine Audience? Kann ich mehrere Audiences haben?

Eine Audience ist zunächst eine Sammlung von Contacts. Zudem gibt es zahlreiche Einstellungen, die pro Audience vorgenommen werden: Formulare (Signup Forms) oder Datenfelder (Merge Fields) beispielsweise sind Audience-spezifisch.

Ob sie mehr als eine Audience anlegen können, hängt von Ihrem Preisplan ab. Im kostenlosen Free Plan steht nur eine einzige Audience zur Verfügung, im Essentials Plan sind es drei, im Standard Plan fünf.

Die Frage ist allerdings, ob man überhaupt mehr als eine Audience braucht. In aller Regel fährt man besser, wenn man möglichst alle seine Contacts in einer einzigen Audience speichert. Dank Tags, Groups und Segments (siehe unten) kann man seine Contacts trotzdem nach Bedarf gruppieren und bleibt dabei flexibel. Wenn man hingegen Contacts in mehreren Audiences speichert, dann sind das komplett getrennte Adressbestände. Das empfiehlt sich wirklich nur dann, wenn es sich auch um völlig unterschiedliche Empfängergruppen handelt.

Sollten Sie derzeit mehrere Audiences haben und dies inzwischen bereuen: Es gibt natürlich die Möglichkeit, diese in einer einzigen Audience zusammenzuführen. Entweder nutzen Sie dafür die «Combine Audiences»-Funktion – oder Sie exportieren und re-importieren Ihre Contacts manuell.

Was genau ist ein Contact in Mailchimp?

Diese Frage ist nicht so banal, wie sie klingt. Üblicherweise versteht man unter einem Kontakt eine Person. Eine Person kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen haben, und gelegentlich ändern diese E-Mail-Adressen auch – aber es bleibt immer dieselbe Person. Ein Mailchimp Contact dagegen ist primär eine E-Mail-Adresse, die man mit einem Namen und weitere Angaben ergänzen kann.

In der Praxis hat das wesentliche Konsequenzen: Wenn eine Person zwei unterschiedliche E-Mail-Adressen benutzt (z.B. einmal die private und dann wieder die geschäftliche), dann kann man das in Mailchimp nicht abbilden, sondern muss zwei Contacts anlegen. Auch beim Importieren von Contacts wird allein aufgrund der E-Mail-Adresse entschieden, ob es diesen Contact bereits gibt oder ob ein neuer angelegt wird. All dies führt dazu, dass man in Mailchimp oft dieselbe Person mehrfach (mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen) speichert, was natürlich nicht ideal ist.

Was ist der E-Mail Marketing Status eines Contacts? Welche Bedeutung haben die verschiedenen Stati?

Jeder Contact in Mailchimp hat einen E-Mail Marketing Status. Dieser Status definiert primär, was Sie mit diesem Contact machen können – und was nicht. Ausserdem entscheidet der Status darüber, ob Mailchimp einen Contact bei der Kostenberechnung berücksichtigt.

Contacts in Mailchimp

Insgesamt gibt es sechs verschiedene Stati:

  • subscribed (abonniert): Diese Contacts – und nur diese – können sie mit einem Newsletter anschreiben. Die Inhaber dieser E-Mail-Adressen haben sich entweder selbst in Ihren Verteiler eingetragen – oder sie wurden von Ihnen eingetragen bzw. importiert. Im zweiten Fall macht Sie Mailchimp darauf aufmerksam, dass Sie ebenfalls die Zustimmung der Empfänger benötigen – das sollten Sie ernst nehmen, zumal es hier auch gesetzliche Vorschriften gibt.
  • unsubscribed (abbestellt): Diese Contacts haben Ihren Newsletter ausdrücklich abbestellt. Diese Entscheidung müssen Sie zwingend respektieren – aus technischen und juristischen Gründen.
  • non-subscribed (nicht abonniert): Diese Contacts haben nicht ausdrücklich zugestimmt, einen Newsletter zu erhalten. Wir können sie deshalb nicht für E-Mail-Kampagnen verwenden – wohl aber für Anzeigen, Postkarten und individuelle Transactional E-Mails. Etwas verwirrend ist, dass bei diesen Contacts die Spalte «Email Marketing» leer ist, statt dass hier «non-subscribed» stehen würde.
  • pending (ausstehend): Ein Contact ist dann pending, wenn eine Person zwar ein Anmeldeformular ausgefüllt, aber diese Anmeldung noch nicht via Double Opt-in bestätigt hat. Sollte diese Bestätigung nicht innert 60 Tagen erfolgen, so wird der Contact wieder gelöscht.
  • cleaned (bereinigt): Diese Contacts wurden von Mailchimp aussortiert, weil in der Vergangenheit ein Newsletter nicht zugestellt werden konnte (sog. Bounce). Anders gesagt: Diese E-Mail-Adressen existieren vermutlich nicht (mehr).
  • archived (archiviert): Durch das Archivieren können Sie nicht mehr aktiv benötigte Contacts aussortieren, ohne sie gleich zu löschen. Das ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn die Chance besteht, dass diese Contacts vielleicht doch noch irgendwann benötigt werden. Denn eine Löschung können Sie nicht mehr rückgängig machen, und die entsprechenden E-Mails werden dann auch in zukünftigen Imports blockiert.

Für die Kostenberechnung relevant sind nur die ersten drei Stati – ausstehende, bereinigte oder archivierte Contacts werden nicht eingerechnet.

Was sind Tags, Groups und Segments? Worin unterscheiden sie sich?

Tags, Groups und Segments dienen dazu, Contacts zu kategorisieren und zu selektieren. Dank diesen Mechanismen kann man problemlos alle seine Contacts in einer einzigen Audience speichern und trotzdem nur mit Teilmengen arbeiten.

Beginnen wir bei den Tags, die am einfachsten zu verstehen sind. Contacts können beliebig viele, frei definierbare Tags erhalten. Später kann man dann nach diesen Tags filtern, und auch bei der Adressierung eines Newsletters stehen die Tags als Selektionskriterium zur Verfügung.

Groups sind erfüllen einen ähnlichen Zweck. Während aber die Tags nur von den Administratoren eines Mailchimp-Kontos zugewiesen werden können, stehen die Groups auch in Anmeldeformularen als Checkboxes oder Radio Buttons zur Verfügung und können von den Contacts selbst ausgefüllt werden. Die Idee ist, dass man über Groups beispielsweise Interessen, Branchen o.ä. abbildet. Nach Groups kann man später nicht ganz so einfach filtern wie nach Tags, sondern man muss dafür ein Segment bilden.

Definition eines Segments in Mailchimp

Segments schliesslich sind nichts anderes als Filter. Damit kann man seine Contacts nicht nur nach sämtlichen Datenfeldern filtern, sondern auch nach gewissen Metadaten wie z.B. dem Erstellungsdatum oder den Interaktionen mit vergangenen Newsletter-Kampagnen. Dabei können auch mehrere Filterkriterien mit AND bzw. OR verknüpft werden, sodass sich ziemlich komplexe Abfragen bilden lassen. Segments können ad hoc erstellt, aber auch für spätere Abfragen sowie für die Adressierung von Newsletter-Kampagnen gespeichert werden. Sie sind zudem dynamisch, d.h. falls nach der Definition eines Segments weitere Contacts hinzukommen sollten, welche die Filterbedingungen erfüllen, so werden sie automatisch in das Segment aufgenommen.

Zusammenfassend kann man also sagen: Tags und Groups dienen dazu, Contacts zu kennzeichnen – Segments dagegen erlauben es, Contacts zu filtern (wobei unter anderem auch Tags und Groups als Filterkriterien genutzt werden können).

Menschenmenge auf einem Fussgängerstreifen

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Kann man Mailchimp als CRM-System verwenden?

Eher nicht. Zwar liest man auf der Mailchimp-Website den Satz: «Mailchimp offers all the CRM tools small business marketers need.» Darin verstecken sich allerdings zwei wesentliche Einschränkungen: Erstens gilt das wirklich nur für kleine Unternehmen, und zweitens liegt der Fokus eindeutig auf dem Marketing. Wenn Sie hingegen eine universelle Kundendatenbank suchen, dann werden Sie mit Mailchimp rasch an Grenzen stossen.

Einige Beispiele:

  • Das Datenmodell von Mailchimp ist sehr simpel. Wie bereits oben geschildert können Sie pro Contact nur eine einzige E-Mail-Adresse speichern. Ausserdem können Sie die Zugehörigkeit von Personen zu Unternehmen nicht sauber abbilden, sondern nur als Freitext in einem zusätzlichen Feld hinterlegen.
  • Die Datenbewirtschaftung in Mailchimp ist recht umständlich. Wenn Sie gewohnt sind, Adressen in Excel-Tabellen zu pflegen, dann werden sie an Mailchimp verzweifeln: Sie können nicht schnell von Spalte zu Spalte oder von Zeile zu Zeile springen, wenn sie mehrere Datensätze bearbeiten wollen, sondern müssen jeden einzelnen Contact zuerst laden, dann zur Bearbeitung öffnen und schliesslich wieder speichern.
  • Sie können zwar für die Contacts zusätzliche Felder (die auch als Merge Fields bezeichnet werden) definieren, aber im Detail stösst man schnell an Grenzen. So kann man weder Feldeingaben validieren (Ausnahme: Pflichtfelder) noch regelbasierte Standardwerte (z.B. fortlaufende Kundennummer, aktuelles Datum) vorgeben. Auch konditionale Felder (die nur angezeigt werden, wenn vorher bestimmte Eingaben gemacht wurden) fehlen.
  • Die Suchfunktion von Mailchimp ist rudimentär. Wenn Sie beispielsweise eine Suche präzisieren möchten, weil Sie zu viele Treffer erhalten, dann ist das nur bedingt möglich und wenig benutzerfreundlich gelöst. Auch die Art und Weise, wie die Treffer präsentiert werden, ist bei komplexeren Suchen wenig hilfreich. (Tipp: Wenn Sie ernsthaft nach Contacts suchen wollen, dann nutzen Sie stattdessen Segments.)

Wie kann ich E-Mail-Adressen in Mailchimp importieren?

Während die Pflege von Contacts direkt in Mailchimp wenig Freude macht (siehe oben), sind die Importfunktionen vielfältig und schön gelöst.

Die einfachste Methode besteht darin, die Contacts aus einer Excel-Tabelle zu kopieren und ganz einfach in ein Webformular einzufügen. Anschliessend kann man die Spalten des Imports den Datenbankfeldern zuordnen (falls dies Mailchimp aufgrund der Spaltenüberschriften nicht automatisch macht). Solange die Anzahl der Datensätze überschaubar bleibt, ist diese Methode sehr effizient und auch für technisch weniger versierte Anwender leicht zu erlernen.

Import von Contacts per copy/paste

Selbstverständlich gibt es auch die traditionelle Methode mit CSV-Dateien. Auch hier bekommt man die Möglichkeit, die Spalten den Feldern zuzuordnen und aufgrund der ersten paar Datensätze zu prüfen, ob alles passt. Der CSV-Import eignet sich auch für grösser Datenbestände, kann dann allerdings einen Moment dauern – falls also Mailchimp nach einem Import nicht die erwartete Anzahl von Contacts anzeigt, dann ist möglicherweise der Import noch nicht abgeschlosssen (oder es wurden gewisse Contacts beim Import aussortiert – siehe unten).

Die dritte Möglichkeit ist der Import aus einem anderen System. Mailchimp stellt eine grosse Auswahl von Integrationen bereit, die es Ihnen erlauben, Contacts über eine Schnittstelle aus einem anderen System zu beziehen. Und falls Ihre Kontaktdatenbank hier nicht aufgeführt ist, dann haben Sie via Zapier zahlreiche weitere Optionen.

Warum akzeptiert Mailchimp beim Import nicht alle meine Contacts?

Im wesentlichen gibt es vier Gründe, warum ein Contact nicht importiert wird:

  1. Es handelt sich um eine Doublette, d.h. die betreffende E-Mail-Adresse existiert bereits in Ihrer Audience – oder aber die Adresse war mehrfach in den importierten Daten vorhanden. (Wie Mailchimp mit Doubletten umgeht, können Sie bis zu einem bestimmten Grad steuern – siehe die Frage zum Thema Doubletten-Abgleich.)
  2. Es handelt sich um eine E-Mail-Adresse, die bereits früher einmal aussortiert wurde – sei es, dass sie bei einem Versand als unzustellbar retourniert wurde (Status «cleaned»), sei es, dass sich der Empfänger ausdrücklich aus dem Verteiler ausgetragen hat (Status «unsubscribed»).
  3. Die E-Mail-Adresse erzeugt einen «Syntax Error», d.h. sie ist rein vom Aufbau her offensichtlich ungültig, z.B. weil das «@» oder die Domain fehlt.
  4. Es handelt sich um eine unpersönliche Adresse («Role-based Address»), beispielsweise support@abc.ch, noreply@abc.ch oder webmaster@abc.ch. Mailchimp argumentiert, dass solche Adressen überdurchschnittlich oft nicht zustellbar sind oder zu Spam-Beschwerden führen, und sie werden deshalb vorsorglich ausgefiltert. Die vollständige Liste der rollenbasierten Adressen finden Sie hier. (Übrigens gilt diese Einschränkung nur beim Import: Manuell können Sie support@abc.ch weiterhin einer Audience hinzufügen.)

Welche Contacts aus welchen Gründen nicht importiert wurden, können Sie direkt nach dem Importprozess in der Import History sehen.

Wie funktioniert der Doubletten-Abgleich – und wie kann man ihn steuern?

Selbstverständlich möchte man keine Doubletten in einer Kontaktdatenbank haben. Mailchimp sorgt automatisch dafür und folgt dabei einem simplen Prinzip: Was dieselbe E-Mail-Adresse hat, ist eine Doublette und wird nicht zugelassen.

Dieses Prinzip funktioniert in der Praxis ziemlich gut, versagt aber in zwei Fällen:

  1. Wenn eine Person mehrere E-Mail-Adressen hat (z.B. eine private und eine geschäftlich – oder eine alte und eine neue), dann erkennt Mailchimp dies nicht als Doublette.
  2. Wenn mehrere Personen dieselbe E-Mail-Adresse benutzen, dann behandelt dies Mailchimp fälschlicherweise als Doublette.

Der zweite Fall dürfte selten vorkommen – der erste hingegen ist ziemlich häufig, und er führt dazu, dass die betroffenen Personen einen Newsletter mehrfach erhalten, was in der Regel unerwünscht ist. Wenn Sie dies verhindern möchten, dann müssen Sie Ihre Contacts selbst auf doppelte Namen durchsehen und manuell korrigieren. Falls es um einen grösseren Adressbestand geht, dann erledigen Sie diese Aufgabe besser mit einem anderen Tool (z.B. mit Excel oder mit einem spezialisierten Data Management Tool wie Insycle).

Falls Mailchimp beim Import eine Doublette erkennt – weil eben die E-Mail-Adresse bereits in einer Audience vorhanden ist –, dann wird der importierte Contact ignoriert und der bestehende Contact bleibt unverändert. Nur wenn Sie dies ausdrücklich wünschen, werden die Importdaten genutzt, um bestehende Contacts zu aktualisieren. Was dies bedeutet und warum das sinnvoll sein kann, sieht man am bestehen anhand eines Beispiels:

Bestehende Contacts

E-MailVornameNachnameOrtTelefon
anna.ammann@bluewin.chAnnaAmmannAarau044 444 44 44
beat.bosshardt@gmx.chBeatBosshardtBern033 333 33 33
carla.colombo@gmx.chCarlaColombo

Importierte Contacts

E-MailVornameNachnameOrt
anna.ammann@bluewin.chAnnaAmmannZürich
beat.bosshardt@gmx.chBeatBosshardtBern
carla.colombo@gmx.chChiasso

Alle drei importierten Contacts sind offensichtlich Doubletten und werden deshalb von Mailchimp normalerweise ignoriert. Dadurch verlieren wir aber einerseits die Information, dass Anna Amman von Aarau noch Zürich umgezogen ist, und andererseits den bisher unbekannten Wohnort von Carla Colombo.

In der Regel ist es deshalb sinnvoller, Doubletten nicht zu ignorieren, sondern allfällige bestehende Contacts mit den Importdaten zu aktualisieren. Dazu gibt es die Option «Update any existing contacts». Wenn Sie diese aktivieren, dann wird Ihre Audience nach dem Import die folgenden Daten enthalten:

E-MailVornameNachnameOrtTelefon
anna.ammann@bluewin.chAnnaAmmannZürich044 444 44 44
beat.bosshardt@gmx.chBeatBosshardtBern033 333 33 33
carla.colombo@gmx.chChiasso

Sie können also diese Option nutzen, um die Ihre bestehenden Contacts per Import zu aktualisieren bzw. ergänzen. Wie das Beispiel von Cara Colombo zeigt, müssen Sie allerdings darauf achten, dass die importierten Daten mindestens so vollständig sind wie die bestehenden: Ein leeres Feld in der Importdatei wird nicht ignoriert, sondern löscht einen allfälligen früheren Feldwert in der Datenbank.

Man könnte deshalb auch sagen: Durch die Option «Update any existing contacts» werden bestehende Daten durch die importierten Daten überschrieben. Das gilt allerdings nur für jene Spalten, die tatsächlich importiert werden: Wenn beispielsweise die Telefonnummern im Import nicht enthalten sind (oder bei der Spaltenzuordnung ausgeklammert werden), dann bleiben die bestehenden Telefonnummern durch den Import unberührt.

Wie kann ich Contacts gefahrlos importieren? Kann man einen fehlerhaften Import auch rückgängig machen?

Macht man beim Import von Contacts einen Fehler, dann kann ein ziemliches Chaos in seiner Mailchimp-Datenbank anrichten. Weniger geübte Mailchimp-Anwender haben deshalb einen gesunden Respekt vor Importen oder vermeiden es generell, Daten zu importieren. Ersteres ist sinnvoll, letzteres übertrieben: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Importe einigermassen risikolos zu gestalten.

Zunächst sollten Sie vor dem Import einen Export aller Contacts machen. So haben Sie im schlimmsten Fall die ursprünglichen Daten weiterhin zur Verfügung und können Ihre Audience restaurieren. Die exportierte CSV-Datei zeigt Ihnen zugleich, wie die zu importierenden Daten strukturiert sein müssen, damit alles glatt läuft.

Dann sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Funktionsweise der Import-Option «Update any existing contacs» (die wir oben im Detail beschrieben haben), wirklich verstehen. Mit dieser Option kann weit mehr schiefgehen als ohne, weil Sie damit nicht nur neue Contacts hinzufügen, sondern auch bestehende verändern.

Ebenfalls genau verstehen sollten Sie die Bedeutung der E-Mail Marketing Stati (siehe oben). Beim Import müssen sie angeben, welchen Status diese Contacts erhalten sollen, und wenn Sie hier den falschen wählen, ist das unter Umständen nur noch schwer zu korrigieren.

Gewöhnen Sie sich zudem an, für jeden Import ein Tag zu vergeben. Auf diese Weise können Sie die importierten Daten leichter wiederfinden und ggf. korrigieren oder löschen. (Falls Sie dies einmal vergessen sollten, können Sie immer noch ein Segment nutzen und nach «Signup Source» filtern – dort stehen alle Importe als Filterkriterium zur Verfügung.)

Import History in Mailchimp

Machen Sie sich sich auch mit der Import History vertraut. Diese gibt Ihnen Informationen darüber, wieviele Contacts bei einem Import hinzugefügt bzw. aktualisiert wurden – und welche Contacts ggf. aussortiert wurden. Zudem stehen Ihnen unter Umständen die Buttons «View» und «Undo» zur Verfügung. Aber Achtung: Beide Funktionen beziehen sich nur auf hinzugefügte Contacts. Mit anderen Worten: Wenn Sie Contacts aktualisiert haben, dann können Sie das mit «Undo» nicht mehr ungeschehen machen.

Falls Sie sich unsicher fühlen: Schaffen Sie sich eine Testumgebung, indem Sie eine neue Audience oder ein neues Mailchimp-Konto anlegen. Dort können Sie dann mit einigen Dutzend (sicherheitshalber fiktiven) Contacts so lange experimentieren, bis Sie den Import wirklich verstehen und sich an die produktive Datenbank wagen können.

Warum kann ich im Free Plan nur 500 Kontakte verwalten? Mailchimp erlaubt doch 2’000 Gratis-Kontakte?

Die Limite beim Free Plan wurde im Sommer 2022 nach unten angepasst: Wenn Sie Ihr Konto vor dem 29. August 2022 angelegt haben, dann stehen Ihnen tatsächlich 2’000 Contacts (und 10’000 E-Mails pro Monat) zur Verfügung. Bei neu angelegten Konten sind es nur noch 500 Contacts (und 2’500 E-Mails pro Monat).

Menschenmenge auf einem Fussgängerstreifen

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