Newsletter-Lösung: WordPress Plug-in oder externer Service?

Briefkästen

Sie betreiben bereits eine Website auf Basis von WordPress und brauchen eine Lösung für das E-Mail Marketing. Jetzt ist ein Grundsatzentscheid fällig: Erweitern Sie WordPress durch ein Plug-in zu einer Newsletter Engine – oder setzen Sie einen spezialisierten Service wie z.B. Mailchimp ein? Für beides gibt es gute Argumente.

Über 55’000 Plug-ins sind derzeit für WordPress verfügbar. Einige erweitern das populäre Web Content Management System um eine Komplettlösung für das E-Mail Marketing. Ist das Plug-in einmal installiert und konfiguriert, kann man direkt in WordPress sowohl Newsletter-Abonnenten verwalten als auch E-Mails für diese Abonnenten erstellen und versenden. Beispiele für solche Plug-ins sind MailPoet, Newsletter oder SendPress.

Argumente für ein WordPress Plug-in

Die wichtigsten Gründe, ein Newsletter-System direkt in WordPress zu betreiben, sind folgende:

Ein einziges Tool für alles

Alle Online-Marketing-Werkzeuge an einem Ort zu haben, macht die Sache insbesondere für Gelegenheitsnutzer einfacher und effizienter. Das beginnt schon damit, dass man nur ein einziges Login braucht. Nicht unterschätzen sollte man auch den Vorteil einer einheitlichen Benutzeroberfläche, die durchgehend nach denselben Prinzipien funktioniert. Nur ein einziges statt zwei komplett verschiedene Systeme kennenlernen zu müssen, ist ein wichtiges Argument für viele Anwender.

Open Source und kostenfrei

Zumindest jene Plug-ins, die man aus dem offiziellen WordPress Plug-in Repository herunterlädt, sind Open Source Software und kostenlos. Allerdings: Die meisten dieser Plug-ins funktionieren nach dem Freemium-Prinzip: Die Basisversion ist kostenlos, für Zusatzfunktionen oder grössere Datenmengen muss man eine Pro- oder Premium-Version erwerben. MailPoet beispielsweise erlaubt in der Free Version maximal 2’000 Abonnenten, danach werden 99 US-Dollar pro Jahr fällig. Und 2’000 Abonnenten kann man auch über Mailchimp kostenlos bedienen.

Nutzung von Website-Inhalten

Falls Sie Artikel, die auf der Website veröffentlich werden, 1:1 für den Newsletter nutzen wollen, dann können Sie Texte und Bilder mit gewissen Newsletter Plug-ins sehr einfach in die E-Mails übernehmen. Bei gewissen Lösungen ist es sogar möglich, neue Inhalte automatisiert an die Abonnenten zu verschicken – Ihre Leser können also gewissermassen Ihre Website abonnieren und verpassen kein Content Update.

Frei wählbarer Server-Standort

Eine WordPress Website kann man hosten, wo man will. Im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO oder auch wegen unternehmensinterner Richtlinien kann es wichtig sein, dass die Daten der Newsletter-Abonnenten nicht auf einem Server im Ausland gespeichert sind. Wer Newsletters über ein WordPress Plug-in verschickt, hat hier die Wahl – nutzt man hingegen einen Newsletter-Dienst, so ist der Server-Standort meist nicht wählbar und unter Umständen auch schwierig herauszufinden.

Argumente für einen externen Service

Trotz der oben beschriebenen Vorteile einer integrierten Lösung: Mit einem spezialisierten E-Mail Marketing Service kann es ein WordPress Plug-in in verschiedener Hinsicht nicht aufnehmen. Für Plattformen wie Campaign Monitor, Constant Contact, Emma, Mailchimp oder auch HubSpot sprechen die folgenden Argumente:

Funktionsumfang

Eine gute Newsletter Engine ist ähnlich komplex wie ein Content Management System. Sie bietet einen Funktionsumfang, den die genannten WordPress Plug-ins nicht erreichen. Das beginnt bereits bei der Abonnentenverwaltung, wo frei definierbare Profilfelder, Import- und Export-Funktionen, Segmentierung der Abonnenten oder das Bounce Management wichtig sind.

Auch der Komfort des E-Mail Editors ist bei einem spezialisierten Dienst in der Regel besser, das Layouten der E-Mails damit einfacher. Ausserdem bieten Mailchimp & Co eine grosse Auswahl an vordefinierten Templates, bei denen man sich darauf verlassen kann, dass sie nach den Regeln des Responsive Webdesign implementiert sind und auf allen gängigen E-Mail Clients sauber angezeigt werden (was leider keineswegs selbstverständlich ist).

Eine gute E-Mail-Marketing-Plattform bietet zudem eine detaillierte Statistik und unterstützt das A/B-Testing. In einer Zeit, wo Marketing immer stärker durch KPIs getrieben wird, sind solche Dinge fast unverzichtbar.

Mehr als Newsletter Marketing

Gerade bei Mailchimp hat man sehr schön beobachten können, wie sich Newsletter-Services immer mehr zu universellen digitalen Marketing-Plattformen entwickeln. Sie erlauben nicht nur den Versand von E-Mails, sondern publizieren auch Inhalte auf Social-Media-Plattformen oder schalten Anzeigen bei Facebook oder Google. Neuerdings kommen auch Funktionen für Marketing Automation (d.h. das regelbasierte Versenden von individuellen E-Mails) hinzu. All dies ist ganz klar jenseits dessen, was ein Newsletter-Plugin für WordPress leistet, und es wäre auch wenig sinnvoll, dies in ein Web-CMS integrieren zu wollen.

Integration mit anderen Services

Irgendwann kommt beim E-Mail Marketing der Moment, wo man Daten mit einem Drittsystem austauschen muss, beispielsweise mit einer CRM-Datenbank oder einem Online-Shop. Dann ist es ungemein hilfreich, wenn man die Daten nicht manuell exportieren und importieren muss, sondern über eine Schnittstelle austauschen kann, und zwar am liebsten in beide Richtungen. Solche APIs kann man bei WordPress Plug-ins kaum erwarten.

Auslagerung der Server-Last

Ein Newsletter-Versand stellt eine nicht zu unterschätzende Belastung für einen Server dar. Zunächst muss für jeden Empfänger ein individuelles E-Mail generiert und verschickt werden. Öffnet dann ein Empfänger das E-Mail, so müssen die darin enthaltenen Bilder vom Server nachgeladen werden. Zudem müssen Retouren und Abmeldungen verarbeitet werden.

Solange die Newsletter Engine in das CMS integriert ist, kann ein Newsletter-Versand schnell einmal die Performance der Website beeinträchtigen. Nutzt man hingegen die Server eines spezialisierten E-Mail-Marketing-Anbieters, so muss der eigene Server nur noch die (hoffentlich zahlreichen) Besuche auf der Website verarbeiten, welche ein Newletter-Versand typischerweise auslöst.

Spam-Vermeidung

Eine der grössten Hürden beim E-Mail Marketing sind Spam Filter. Spezialisierte Dienstleister haben viel Erfahrung damit, wie Newsletters erstellt und verschickt werden müssen, damit sie nicht im Spam Filter hängen bleiben. Wer einen solchen Service nutzt, muss sich diesbezüglich nicht selbst um die Details kümmern. Wer hingegen Mails aus WordPress heraus verschickt, ohne zumindest einen SMTP-Server zu nutzen, braucht sich nicht zu wundern, wenn ein Grossteil der E-Mails nie ankommt.

Freie Wahl des CMS

Sollte man sich einmal entscheiden, das Content Management System zu wechseln, so hat dies kaum Auswirkungen auf das E-Mail-Marketing, solange man einen externen Dienst einsetzt. Nutzt man hingegen ein WordPress Plug-in, so muss man mit dem CMS auch gleich die Newsletter Engine ersetzen. Die E-Mail-Adressen der Abonnenten zu migrieren ist zwar keine grosse Sache, aber man verliert höchstwahrscheinlich die Statistiken und das Newsletter-Archiv, und natürlich muss man die E-Mail-Templates neu implementieren.

Zweiter Kommunikationskanal in Krisensituationen

Ist die eigene Website einmal nicht erreichbar – sei es wegen einer Überlastung des Servers, wegen eines technischen Problems, wegen einer Cyber-Attacke oder wegen staatlicher Zensurmassnahmen – so kann man dank dem externen Newsletter-Service immer noch eine Nachricht an seine Zielgruppen versenden. Beim WordPress Plug-in hingegen setzt man alles auf eine Karte: Ist die Website down, dann funktioniert auch das Kommunikationsinstrument Newsletter nicht mehr.

Automatisches Backup, automatische Maintenance

Wer seine Website selbst hostet, der muss sich auch selbst um Backups, Wartung und Software-Updates kümmern – in einem KMU, einer Non-Profit-Organisation oder einem Verein fehlen dafür aber oft die Ressourcen. Bei einem E-Mail-Marketing-Dienstleister darf man davon ausgehen, dass er diese Prozesse im Griff hat und dass die Daten der Newsletter-Abonnenten vergleichsweise sicher sind.

Fazit

Natürlich ist es verlockend, WordPress nicht nur für die Website-Verwaltung, sondern auch für das E-Mail Marketing zu nutzen. Und solange man als Verein seine 500 Mitglieder zweimal jährlich per Newsletter anschreiben will, ist ein WordPress Plug-in eine gute Lösung.

Sobald es allerdings deutlich mehr Abonnenten sind und die Frequenz der Newsletter-Aussände wesentlich höher ist, sollte man sich gut überlegen, ob man nicht lieber auf einen spezialisierten Dienst setzen will. Und sobald der Newsletter unternehmenskritisch ist – z.B. weil man damit als Online-Händler seine Kunden in den Shop bringt oder als NGO seine Kampagnen lanciert – ist eine dedizierte Lösung das einzig Richtige.

Metoki hat Erfahrung sowohl mit dem WordPress Plug-in MailPoet als auch mit den Newsletter-Systemen von Mailchimp und HubSpot. Gerne beraten wir Sie bei der Auswahl eines geeigneten Systems und setzen dieses für Sie auf.