Online-Präsentation vor einem Notebook

Durch die Corona-Pandemie sind viele Berufstätige gezwungen, ihre Kunden-Meetings und Unterrichtsstunden online zu halten. Für manche gehört dies schon länger zum Arbeitsalltag, aber für viele ist es eine neue Erfahrung. Welche prinzipiellen Möglichkeiten gibt es? Welche Tools benötigt man dazu? Was sind Best Practices und typische Probleme? Dieser Artikel vermittelt einige Grundlagen zum Thema «Online präsentieren und unterrichten».

Bevor Sie sich auf die Suche nach geeigneten Tools machen, sollten Sie sich darüber klar werden, welche Form Ihre Online-Präsentation haben soll. Es geht weniger darum, ob Sie eine Schulung für Ihre Arbeitskollegen, eine Strategiepräsentation für einen Kunden oder eine Vorlesung vor Studierenden halten müssen. Sondern es geht um einige grundlegende Entscheidungen, welche dann sowohl Ihre Arbeitsweise als auch die dafür notwendige Technik bestimmen.

Entscheidung Nr. 1: Live Stream oder Video?

Live Streaming bedeutet, dass Sie selbst und Ihr Publikum zeitgleich vor dem Rechner sitzen. Sie halten Ihre Präsentation also in Echtzeit, und Ihr Publikum hat die Möglichkeit, sich aktiv zu beteiligen. Gelegentlich spricht man deshalb auch von einem Webinar, also einem Seminar im Web. Der Unterschied zwischen einem Live Stream und einer «richtigen» Präsentation besteht nur darin, dass man sich nicht im gleichen Raum befindet.

In vielen Fällen ist Live Streaming die einzige Option – weil die Interaktion mit dem Publikum zwingend erforderlich ist oder weil man schlicht zu wenig Zeit hat, um ein Video vorzuproduzieren. Und solange man die Technik beherrscht, ist diese Form einer Online-Präsentation viel direkter, involvierender und persönlicher. Zudem kann man einen Live Stream auch aufzeichnen und danach zusätzlich als Video bereitstellen.

Aber eben: Beim Live Streaming gilt es auch einige technische Hürden zu nehmen. Häufige Probleme sind:

  • Schlechte Tonqualität: Aussetzer und Verzerrungen bei der Sprachübertragung sind für das Publikum ermüdend, und im schlimmsten Fall gehen entscheidende Informationen verloren. Gegen solche Probleme können Sie nicht viel mehr tun, als einen bewährten Streaming-Anbieter zu nutzen und etwas Geld für den Premium Service aufzuwerfen. Trotzdem sind Sie natürlich nie ganz davor gefeit, dass es auf dem weiten Weg zwischen Ihnen und Ihrem Publikum irgendwo zu Kapazitätsengpässen bei der Datenübertragung kommt.
  • Bedienungsfehler: «Könnt Ihr mich hören?» – «Seht Ihr meine Slides?» Das sind typische Fragen, die ungeübte Online-Präsentatoren immer wieder stellen, und häufig lautet die Antwort des Publikums: «Leider nein!» An sich ist die Bedienung einer Streaming-Plattform keine Hexerei, aber in der Hektik kann es trotzdem passieren, dass das Mikrofon nicht aktiviert oder der falsche Bildschirm freigegeben wird. Dagegen hilft nur eines: Proben!
  • Störungen durch das Publikum: Sobald sich Personen im Publikum befinden, die selten an Online-Präsentationen teilnehmen, haben Sie garantiert jemanden dabei, der Ihre Präsentation akustisch stört – entweder durch schlichten Lärm, durch Plaudern oder gar durch Rückkoppelungen. Machen Sie es sich deshalb zur Gewohnheit, alle Teilnehmer aufzufordern, ihre Mikrofone stumm zu schalten.
  • Totalausfälle: Sie sind zwar glücklicherweise selten, aber ganz ausschliessen kann man sie nie: Netzausfälle und Computerabstürze, welche eine Online-Präsentation abrupt beenden. Auch wenn man Sie kaum persönlich dafür verantwortlich machen wird: Besonders hilfreich ist ein solcher Totalausfall weder bei Kunden noch bei Studierenden.
Slide «Das 1x1 der Video-Konferenzen
Um Video-Konferenzen produktiv und so angenehm wie möglich zu gestalten, sollte man zu Beginn kurz auf die Spielregeln hinweisen.

Alle diese Probleme haben Sie nicht, wenn Sie lediglich eine Video-Aufzeichnung ins Netz stellen. Falls also die aktive Beteiligung des Publikums nicht zwingend erforderlich ist, dann ist dies eine stressfreie Alternative, gerade wenn Sie noch wenig Erfahrung mit Online-Präsentationen haben. Zudem haben Videos noch einige weitere Vorteile:

  • Videos ermöglichen es Ihnen, Ihre eigene Präsentation als Zuhörer zu erleben. Auf diese Weise werden Sie allfällige Schwächen viel besser erkennen und können eine optimierte Fassung erstellen.
  • Videos können nach der Aufzeichnung geschnitten werden. So können Sie inhaltliche Fehler, Versprecher und Längen ausmerzen und haben am Schluss eine bessere Präsentation.
  • Videos können zu einem beliebigen Zeitpunkt angeschaut werden. Ihr Publikum muss sich also nicht einen bestimmten Termin freihalten, sondern kann Ihre Präsentation dann anschauen, wenn es zeitlich am besten passt.
  • Ein Video kann man jederzeit anhalten, zurück- oder vorspulen sowie mit erhöhter Geschwindigkeit abspielen. Dadurch fühlt sich kein Zuschauer überfordert oder gelangweilt, und somit kommt auch Ihre Botschaft besser an.
  • Falls Sie möchten, können Sie Ihr Video über Soziale Medien teilen. So erreichen Sie ein grösseres Publikum und können sich als Experte in einem bestimmten Themengebiet profilieren.

Entscheidung Nr. 2: Privat oder öffentlich?

Es gibt Präsentationen, die sind nur für einen kleinen, klar definierten Personenkreis bestimmt. Andere dagegen soll möglichst die ganze Welt sehen. Je nachdem müssen Sie Ihre Präsentation anders aufsetzen.

Wenn Sie als CFO Ihrer Geschäftsleitung die Quartalszahlen präsentieren, dann müssen Sie sicherstellen, dass wirklich nur Geschäftsleitungsmitglieder an dieser Präsentation teilnehmen. Sie benötigen deshalb einen Verbreitungskanal, der Personen zuverlässig identifiziert und den Zugang über ein persönliches Login schützt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Microsoft Teams nutzt, dann fügen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen aus der Geschäftsleitung zu einem «Team» oder einem «Chat» hinzu und können dann einigermassen sicher sein, dass wirklich nur diese Personen Ihre Präsentation sehen.

Im Bildungssektor müssen seltener vertrauliche Informationen geschützt werden. Aber weil man mit dem Bildungsangebot Geld verdient, muss der Zugang trotzdem geregelt sein. An Schulen erhalten deshalb alle eingeschriebenen Studierenden ihr persönliches Login für die zentrale Lernplattform (ILIAS, OLAT, Moodle). Auch bei offenen Bildungsangeboten, den sogenannten MOOCs wie z.B. Coursera oder Udemy, ist eine Registrierung auf deren Plattform meist Pflicht und an eine Paywall gekoppelt.

Wenn Sie dagegen ein Tutorial zu Marketing-Zwecken erstellen, dann suchen Sie in der Regel ein möglichst grosses Publikum. In diesem Fall werden Sie Ihre Präsentation über Ihre Website oder über die Sozialen Medien verbreiten. Ob Sie in diesem Fall eine persönliche Identifikation verlangen oder Ihre Präsentation komplett öffentlich machen, hängt von der Situation ab: Auf einer B2B-Website ist es nicht unüblich, dass man zumindest seine E-Mail-Adresse angeben muss – im B2C-Umfeld werden Sie den Zugang hingegen so niederschwellig wie möglich gestalten.

Schliesslich gibt es Fälle, die irgendwo zwischendrin liegen: Die Inhalte sind zwar nicht für die Öffentlichkeit bestimmt, aber Sie möchten Ihrem Publikum trotzdem nicht zumuten, sich zu registrieren bzw. einzuloggen. Hier sind Private Links eine gute Lösung: Nur wer diesen speziellen Link kennt, findet Ihre Präsentation, muss sich aber nirgends einloggen.

Auf YouTube beispielsweise kann man dies erreichen, indem man die Sichtbarkeit eines Videos auf «nicht gelistet» einstellt. Auch bei Skype kann man Links für Videokonferenzen ohne Registrierung generieren. Solange Sie den Private Link Ihrem Publikum nur via E-Mail, Chat oder Intranet zukommen lassen, können Sie den Zugang zu Ihrer Präsentation recht gut steuern. Aber natürlich haben Sie keine Kontrolle darüber, ob jemand den Private Link weitergibt – für wirklich vertrauliche Themen ist dies also keine Lösung.

Entscheidung Nr. 3: Monolog oder Dialog?

Die Frage, ob Sie Ihr Publikum ebenfalls zu Wort kommen lassen wollen, ist eine ganz entscheidende. Wenn Sie sich auf Einwegkommunikation beschränken, dann wird die technische Seite wesentlich einfacher. Wenn hingegen das Publikum  die Möglichkeit hat, Fragen zu stellen, Ergänzungen anzubringen oder untereinander zu diskutieren, wird Ihre Präsentation inhaltlich spannender, und zwar für alle Beteiligten. Denken wir also kurz darüber nach, was es dazu braucht.

Wenn Sie möglichst nahe an ein «echtes» Meeting oder eine «echte» Unterrichtsstunde kommen wollen, dann benötigt Ihr Publikum mindestens ein Mikrofon, besser auch noch eine Videokamera. Das ist so weit kein Problem, sind doch diese beiden Dinge in jedem Notebook, Tablet oder Smartphone eingebaut. Die Frage ist eher, ob Ihr Publikum auch versiert genug ist, diese technischen Wunderwerke richtig zu nutzen.

Wir alle haben schon Video-Konferenzen mit Skype oder Google Hangouts erlebt, wo man sich primär über die Technik statt über das eigentliche Thema unterhalten hat. Wenn Sie zuerst zehn Minuten damit verbringen müssen, dass man jeden Teilnehmer sieht und hört, dann ist das ermüdend und unprofessionell.

Als Präsentator haben Sie ein Interesse daran, dass alle Teilnehmer ihre Videokamera aktivieren. So bekommen Sie auch nonverbale Feedbacks mit (ein Lächeln, ein Stirnrunzeln, ein «Daumen hoch») und entwickeln ein besseres Gefühl dafür, wie Ihre Präsentation ankommt. Zudem ist das Videobild eine diskrete Präsenzkontrolle: Es verhindert, dass sich jemand zwar einwählt, dann aber den Schreibtisch verlässt und Kaffee trinken geht. Bitten Sie also alle Teilnehmer gleich zu Beginn, ihre Videokamera zu aktivieren – und dafür ihre Mikrofone stumm zu schalten, solange sie nichts sagen wollen (siehe oben).

Für klassische Präsentationen mit anschliessender Fragerunde reicht unter Umständen auch ein Text-Chat. Technisch kann hier nicht viel schiefgehen – als Präsentator dürfen Sie einfach nicht vergessen, regelmässig einen Blick auf das Chat-Fenster zu werfen, um keine Rückmeldungen zu verpassen. Falls Sie eine grössere Zahl von Teilnehmern erwarten, etwa in einem Webinar, dann sollten Sie eventuell eine zweite Person beauftragen, den Chat zu moderieren.

Entscheidung Nr. 4: Audio, Video und/oder Screen?

Die letzte – nicht mehr ganz so schwierige – Entscheidung ist die, was Sie eigentlich übertragen wollen. In der Maximalvariante übertragen Sie

  • den Inhalt Ihres Bildschirms
  • ein Videobild von sich selbst
  • den Ton Ihres Mikrofons

Diese Kombination kennen Sie wahrscheinlich von Video-Konferenzen mit Zoom, Skype, Microsoft Teams und wie die Tools alle heissen. Auch die meisten Screenrecording-Programme zeichnen diese drei Komponenten auf.

Die Frage ist eher: Brauchen Sie alle diese Dinge?

  • Auf den Ton können Sie nicht verzichten. Tun Sie einfach Ihrem Publikum einen Gefallen und benutzen Sie ein anständiges Headset- oder Ansteck-Mikrofon, damit man möglichst viel von Ihrer Stimme und möglichst wenig von den Umgebungsgeräuschen hört.
  • Auch Ihren Bildschirm werden Sie in aller Regel teilen wollen, damit Sie PowerPoint-Präsentationen, Fotos oder Dokumente, Websites oder Apps zeigen können. In der Praxis ist das manchmal nicht so einfach, weil man dem Tool sagen muss, ob es den gesamten Bildschirm, nur einen Ausschnitt davon, nur eine bestimmte App oder nur ein einzelnes Fenster teilen soll. Und sobald man mehr als einen Bildschirm hat, wird die Sache nochmals ein bisschen komplizierter. Üben Sie dies unbedingt vor Ihrem ersten Live Stream.
  • Auf das Videobild von sich selbst können Sie am ehesten verzichten. Falls allerdings Ihr Publikum die Webcam aktiviert hat, dann haben Sie keine Wahl und müssen mitziehen. Sorgen Sie in diesem Fall für einen professionellen Auftritt: Dazu gehört ein unverfänglicher Hintergrund und eine gute Beleuchtung. Und natürlich sollten Sie selbst so aussehen, wie Sie auch im Büro aussehen würden, was Kleidung, Schminke und Rasur betrifft.

Und nun?

Falls Sie nun nicht recht wissen, wie Sie die Sache konkret angehen sollen, dann würden wir Ihnen folgendes empfehlen:

  • Sofern Sie nicht zwingend einen Live Stream mit Publikumsbeteiligung anbieten müssen, dann fangen Sie besser mit einem aufgezeichneten Video an: Damit reduzieren Sie die technische Komplexität und sammeln trotzdem wertvolle Erfahrungen, die Ihnen auch für das Live Streaming helfen. Einen schnellen, kostenlosen Einstieg erlaubt beispielsweise Loom.
  • Falls Sie Geschmack an der Video-Produktion finden und Ihre Aufnahmen auch schneiden oder nachvertonen möchten, dann empfehlen wir Ihnen Camtasia. Diese App ist zwar nicht ganz günstig, aber eine sehr gute Lösung für die Aufzeichnung und Nachbearbeitung von Präsentationen.
  • Müssen bzw. wollen Sie hingegen einen Live Stream anbieten, dann können Sie mit Skype oder Zoom Ihre ersten Erfahrungen sammeln. Testen Sie das Ganze mit zwei, drei Personen aus Ihrem Bekanntenkreis, damit Sie das Tool wirklich beherrschen und sich während der Präsentation ganz auf den Inhalt und Ihr Publikum konzentrieren können.
Beamer

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