Wir alle betreiben Wissensmanagement – ob wir es nun so nennen oder nicht. Denn wir alle machen uns Notizen, um wichtige Informationen zu bewahren und so unser Wissen zu erweitern. Und doch gibt es fundamentale Unterschiede zwischen jenen Menschen, die lediglich alles mitschreiben, und jenen, die Informationen systematisch in ihre persönliche Wissensdatenbank einarbeiten.

Für Letztere entsteht gerade eine neue Generation von Software, deren prominentester Vertreter Roam Research ist. In diesem Artikel versuche ich insbesondere zu zeigen, dass Roam eigentlich nur einige altbekannte Konzepte kombiniert, damit aber ein einzigartiges Werkzeug für Wissensarbeiter geschaffen hat.

Niklas Luhmann und sein Zettelkasten

Wann immer von Roam die Rede ist, fällt früher oder später der Begriff «Zettelkasten» und der Name «Niklas Luhmann». Um das zu verstehen, muss man wissen, dass der deutsche Soziologe Niklas Luhmann alle seine wissenschaftlichen Notizen auf Karteikarten gemacht und diese in Karteikästen organisiert hat. Zwar war er weder der erste noch der einzige, der diese Methode angewandt hat. Aber sowohl der Umfang seines Zettelkastens als auch der Umfang seines wissenschaftlichen Werks haben dazu geführt, dass er in jedem zweiten YouTube-Video über persönliches Wissensmanagement als Erfinder der Zettelkasten-Methode gefeiert wird.

Man braucht nicht zu wissen, wie Luhmanns Zettelkasten im Detail funktioniert hat – zumal sich im digitalen Zeitalter kaum noch jemand die Mühe machen wird, sein Wissen auf Karteikarten zu verwalten. (Wer sich trotzdem dafür interessiert: Der Zettelkasten wird im Rahmen eines wissenschaftlichen Projekts an der Uni Bielefeld eingehend erforscht.) Aber es lohnt sich, Luhmanns Prinzipien des Wissensmanagements zu studieren, denn diese sind universell und problemlos auf digitale Tools übertragbar.

Wichtig ist also nicht der Zettelkasten an sich, sondern das Zettelkasten-Prinzip, welches durch das gleichnamige Buch von Sönke Ahrens einen eigentlichen Popularitätsschub erlebt hat. Das Buch, das auch auf Englisch unter dem Titel «How to Take Smart Notes» erschienen ist, hat sowohl in der Wissensmanagement- als auch in der Produktivitäts-Community viel Widerhall gefunden.

Das Zettelkasten-Prinzip

Was also macht die Zettelkasten-Methode aus? Im Kern geht es nach meinem Verständnis um vier Prinzipien.

Das erste Prinzip besteht darin, Gelesenes und Gehörtes nicht einfach wörtlich zu notieren, sondern in eigene Worte zu fassen. Das zwingt einen, sich aktiv mit den Informationen auseinanderzusetzen und sie nicht bloss passiv zu konsumieren. So entwickelt man ein besseres Verständnis für die Materie, erkennt allfällige Lücken und Widersprüche, beginnt Fragen zu stellen und kann sich am Ende erst noch besser an das Notierte erinnern. Insofern ist das blosse Markieren von Textpassagen in einem Buch oder Paper aus Sicht der Zettelkasten-Methode bestenfalls eine Vorstufe, aber niemals ein Ersatz für das Erstellen von Notizen.

Das zweite – und vielleicht wichtigste – Prinzip besteht darin, seine Notizen nicht einfach sequentiell bzw. chronologisch abzulegen. Vielmehr werden in einem zweiten Arbeitsschritt alle wichtigen Informationen und Erkenntnisse in ein persönliches Wissenssystem eingearbeitet. Luhmanns Wissenssystem war sein Zettelkasten, den er einmal als sein «Zweitgedächtnis» bezeichnet hat. Heute wird dies in der Regel eine wie auch immer geartete Software sein, welche als «Second Brain» dient. Ziel ist es, dass man später alle wichtigen Informationen zu einem bestimmten Thema an einer einzigen Stelle wiederfinden kann. Die ursprünglichen Literatur- bzw. Vorlesungsnotizen werden zwar aufbewahrt, werden aber nur noch selten konsultiert, wenn man besonders detaillierte Informationen benötigt. Im englischen Sprachraum spricht man deshalb auch von Temporary Notes und Permanent Notes: Was man bei der Buchlektüre oder in einem Vortrag notiert, sind Temporary Notes (auch Fleeting Notes genannt) – was man später in seinem Wissenssystem festhält, sind die Permanent Notes (auch Evergreen Notes genannt).

Das dritte Prinzip besagt, dass die Informationseinheiten in diesem Wissenssystem atomar und vernetzt sein sollen. Das bedeutet, dass man für jeden Begriff, jedes Konzept, jede Fragestellung eine separate, möglichst kompakte Notiz anlegt. Dadurch reisst man Information natürlich aus ihrem Zusammenhang; aber diesen Zusammenhang stellt dadurch wieder her, indem man die Notizen über Querverweise miteinander in Beziehung setzt. Dieses Prinzip kennen wir von Lexika: Die einzelnen Einträge sind so knapp wie möglich formuliert, sie enthalten aber Verweise auf andere Einträge, die in einem inhaltlichen Zusammenhang stehen.

Das vierte Prinzip besteht darin, sein Wissenssystem nicht gemäss einer starren Themenhierarchie (z.B. der Universellen Dezimalklassifikation) zu strukturieren. Vielmehr sollte man aufgrund seiner Arbeitsgebiete und Interessen einen eigenen Themenkatalog entwickeln, der sich auch verändern und weiterentwickeln darf. Sowieso ist bei der Zettelkasten-Methode Vernetzung viel höher gewichtet als Hierarchie oder Struktur.

Roam und das Zettelkasten-Prinzip

Was ist nun der Zusammenhang zwischen Roam und dem Zettelkasten-Prinzip? Nüchtern betrachtet ist das nur ein sehr loser Zusammenhang. Zwar kann man die Luhmannsche Arbeitsmethodik sehr konsequent und effizient in Roam abbilden. Und wenn man die Methodik und das Tool kombiniert, dann kann man durchaus eine neue Stufe des persönlichen Wissensmanagements erreichen.

Aber natürlich kann man Roam auch unabhängig vom Zettelkasten-Prinzip nutzen. Und umgekehrt lässt sich das Zettelkasten-Prinzip mit fast jeder anderen Wissensmanagement-Software umsetzen. Ich schlage deshalb vor, dass wir uns nicht weiter damit aufhalten, diesen Zusammenhang zu diskutieren, sondern uns nun den Besonderheiten von Roam zuwenden.

Roam = Outliner + Wiki

Auf den ersten Blick sieht Roam wie ein Outliner aus. Absätze innerhalb einer Seite (bei Roam heissen sie Blocks) können nach Belieben eingerückt werden, um umfangreichere Texte logisch zu strukturieren. Dabei ist es besonders einfach, Blocks höher- bzw. tieferzustufen oder auch ihre Reihenfolge zu ändern, um einen Text neu zu organisieren. Möchte man nur die Hauptpunkte eines Textes sehen, so klappt man die untergeordneten Blocks weg – möchte man hingegen in ein bestimmtes Teilthema eintauchen, so kann man auch nur einen einzelnen Block plus seine untergeordneten Blocks anzeigen. Das ist alles sehr praktisch, aber nicht neu: Workflowy beispielsweise hat dieses Prinzip schon vor rund zehn Jahren entwickelt.

Auf den zweiten Blick fallen Wörter oder Wortgruppen auf, die mit doppelten eckigen Klammern als Links gekennzeichnet sind. Diese Links führen auf Seiten mit dem entsprechenden Titel innerhalb der Datenbank (bei Roam spricht man vom Knowledge Graph oder kurz Graph). Solche doppelten eckigen Klammern kennt man unter Umständen von Wikipedia oder von anderen Wikis. Und tatsächlich funktioniert Roam genau wie ein Wiki, indem man sehr einfach andere Seiten verlinken kann. Insbesondere kann man auch Begriffe verlinken, für die es noch keine gleichnamige Seite gibt – klickt man auf einen solchen Link, dann wird die Seite automatisch angelegt.

Auch in anderer Hinsicht funktioniert Roam wie ein klassisches Wiki: Seiten werden nicht in Ordnern und Unterordnern organisiert, sondern sie liegen alle auf derselben Ebene. Das ist im ersten Moment gewöhnungsbedürftig, löst aber ein bekanntes Problem von Ordnern. Wir alle haben schon die Erfahrung gemacht, dass man in umfangreichen Ordnerhierarchien oft nicht eindeutig entscheiden kann, wo man eine Seite ablegen bzw. suchen soll. Wikis verzichten deshalb komplett auf Hierarchien und nutzen lediglich Verlinkungen als Organisationsprinzip – sie bilden also nicht einen Baum, sondern ein Netz. Und um eine Seite wiederzufinden, nutzt man in einem Wiki primär die Volltextsuche (die in Roam ausgesprochen schnell ist).

Mit dieser kurzen Beschreibung ist eigentlich bereits gesagt, was Roam im Kern ausmacht: die Verbindung eines Outliners und eines Wikis in einer einzigen Software. Erfreulicherweise finden sich beide Konzepte gleichberechtigt, nahtlos integriert und vollwertig ausgebildet in Roam wieder. Allerdings kommen noch zwei Besonderheiten hinzu, welche zwar schon vor Jahrzehnten von Ted Nelson in seinem Project Xanadu angedacht, bisher aber noch kaum in einer Software implementiert worden sind: bidirektionale Links und Transklusionen. Was hat es damit auf sich?

Bidirektionale Links

Links, wie wir sie beispielsweise aus dem World Wide Web kennen, sind unidirektional: Wenn ein Link von der Webseite A auf die Webseite B verweist, dann ist dieser Verweis nur auf der Webseite A sichtbar, nicht aber auf der Webseite B. Die Website B weiss also nichts davon, dass die Website A und vielleicht auch noch die Websiten C, D und E auf sie verweisen. Genau das wäre aber oft interessant zu sehen – nicht nur für den Autor der Website B, sondern auch für deren Leser. Auf diese Weise könnte man thematisch verwandte Webseiten finden und anhand der Anzahl Links auch abschätzen, wie wichtig die Website B ist.

Bidirektionale Links dagegen sind auf beiden Seiten sichtbar, sowohl auf der verlinkenden als auch auf der verlinkten Seite. Und genau das ermöglicht Roam: Links auf andere Seiten können ganz normal irgendwo im Text stehen – Links von anderen Seiten werden unten als sogenannte Linked References aufgelistet. Dabei wird nicht nur angezeigt, von welcher Seite ein Link kommt, sondern man sieht auch die konkrete Textstelle, in welcher der Link gesetzt wurde. Man muss also nicht erst auf die verlinkende Seite wechseln, um den Zusammenhang zu verstehen. Das alles passiert vollautomatisch und verzögerungsfrei, und wenn man einmal damit gearbeitet hat, dann möchte man nie mehr darauf verzichten.

Linked References können auch sortiert und gefiltert werden. Das ist dann nützlich, wenn eine Seite mehr als ein halbes Dutzend eingehende Links hat, was in einem grösseren Graph schnell einmal passieren kann. Zudem listet Roam sogenannte Unlinked References auf. Das sind Erwähnungen eines Begriffs, die nicht verlinkt wurden, aber möglicherweise verlinkt werden sollten.

Transklusionen

Transklusionen sind eingebettete Texte. Sie ermöglichen es, eine Textpassage aus der Seite A auf der Seite B zu zitieren, ohne diese zu kopieren. Das hat gleich drei Vorteile: Erstens steht so auf der Seite B garantiert immer die aktuellste Fassung dieser Textpassage – wenn der Text auf der Seite A aktualisiert wird, dann schlägt sich diese Aktualisierung automatisch auf der Seite B nieder. Zweitens kann man jederzeit nachprüfen, woher die zitierte Textpassage stammt. Und drittens kann auch der Urheber der Seite A sehr einfach sehen, wo sein Text zitiert wird.

Auf Webseiten kann man zwar YouTube-Videos und Google-Karten einbetten, nicht aber Textpassagen (jedenfalls nicht mit einer standardisierten Methode). In Roam dagegen kann man sowohl Blocks als auch ganze Seiten in andere Seiten einbetten. Diese werden visuell leicht anders dargestellt und sind somit leicht als Transklusionen zu erkennen (werden in Roam aber Embedded Blocks bzw. Embedded Pages genannt).

Embedded Blocks eignen sich nicht nur, um Teile einer anderen Seite zu zitieren. Wer häufig publiziert, kann damit sehr effizient bereits bestehende Textteile zu Artikeln oder Studienarbeiten kombinieren. Gerade wer die oben geschilderten Prinzipien der Zettelkasten-Methode konsequent umsetzt, wird feststellen, dass das Schreiben eines längeren Textes auf Basis von Permanent Notes ausgesprochen effizient ist.

Den Roam Cult entzaubern

Roam ist zweifellos ein sehr interessantes Werkzeug für Wissensarbeiter. Ich selbst nutze es seit einem guten Jahr intensiv, und es hat meine Arbeitsweise fundamental verändert. Die Begeisterung der Roam Community, die sich im Hashtag #roamcult niedergeschlagen hat, sehe ich dennoch kritisch. Insbesondere folgende Punkte sind zu bedenken:

  • Roam ist ein sehr junges Produkt (erste Public Beta im Oktober 2019) eines sehr kleinen Unternehmens. Gerade wenn man einer Software sein gesamtes Wissen anvertraut, dann möchte man sicher sein, dass man auf dieses Wissen auch noch in vielen Jahren zugreifen kann. Wie stabil Roam (im technischen wie auch im finanziellen Sinn) ist, kann im Moment niemand verlässlich beurteilen. Und der charismatische Gründer Conor White-Sullivan kommuniziert oft derart unprofessionell, dass man nicht immer ein gutes Gefühl bei der Sache hat. Andererseits wurde Roam Research, Inc. bei der ersten Finanzierungsrunde im Sommer 2020 mit 200 Millionen USD bewertet.
  • Sobald man mehr als nur die elementaren Funktionen von Roam nutzt, wird die Software schnell einmal recht technisch. Viele Dinge sind dann nicht mehr über eine gepflegte grafische Benutzeroberfläche möglich, sondern man muss sich mit Code herumschlagen. Für Entwickler ist das eine Chance, denn sie können Roam sehr gut der persönlichen Arbeitsweise anpassen und mit Zusatzfunktionen ausstatten. Für Anwender, die nichts anderes als eine benutzerfreundliche Software für das persönliche Wissensmanagement suchen, ist Roam oft eine Spur zu «nerdy».
  • Im Vergleich zu vielen etablierten Knowledge Management Tools wie z.B. Microsoft OneNote, Atlassian Confluence, Evernote oder Notion ist Roam tatsächlich sehr innovativ. Auf der anderen Seite gibt es durchaus Mitbewerber mit ähnlichen Konzepten – insbesondere Obsidian und RemNote, aber auch Athens, Dendron, Foam, Logseq oder TiddlyWiki. Wer hier das Rennen macht und langfristig bestehen kann, ist derzeit noch nicht entschieden.
Notebook-Computer, auf dem ein Schema zum Wissensmanagement zu sehen ist

Unsere Dienstleistungen rund um das Wissensmanagement

Martin Sauter, der Gründer von Metoki, ist ein Spezialist in Sachen Wissensmanagement. Er war viele Jahre als Chief Knowledge Officer in einem Schweizer KMU tätig und ist Absolvent des CAS Wissensmanagement & Organisationales Lernen. Gerne beraten wir Sie bei der Evaluation und Einführung von Software für das Knowledge Management in Ihrem Unternehmen.