Wissensmanagement mit Slab

Wenn Sie eine Lösung suchen, um alle wichtigen Informationen Ihres Unternehmens bzw. Teams zentral zu verwalten, dann werden Sie früher oder später bei einem Wiki landen – möglicherweise bei Atlassian Confluence oder bei MediaWiki. Falls Ihnen diese beiden nicht zusagen, dann sollten Sie sich Slab anschauen: Unserer Meinung nach ist Slab ein nahezu ideales Tool für das Wissensmanagement in kleineren und mittleren Unternehmen bzw. Organisationen.

Gehen wir von folgendem Szenario aus: Derzeit speichern Sie Informationen, die Sie und Ihre Mitarbeitenden regelmässig benötigen, in Form von Word-, Excel- und PDF-Dokumenten. Diese Dokumente liegen idealerweise in einer halbwegs vernünftigen Ordnerstruktur auf einem Server bzw. in der Cloud (Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple iCloud). Trotzdem ist das Wiederfinden einer bestimmten Information oft schwierig und die Pflege dieser Dokumente mühsam. Was Sie deshalb suchen, ist eine Web-Plattform, um alle diese Informationen zentral zu verwalten.

Wikis als Dokumentationswerkzeug

Die beste Lösung für diese Problemstellung ist ein Wiki. Wikis erlauben es, sehr schnell Dokumentationen in Form von einfachen Webseiten zu erstellen und zu bearbeiten. («Wiki» ist übrigens ein Wort aus der hawaiianischen Sprache und bedeutet «schnell».)

Kennzeichnend für diese Software-Gattung ist, dass die einzelnen Seiten nicht in einer hierarchischen Struktur organisiert sind, wie dies bei einer «normalen» Website üblich ist. Die einzelnen Seiten eines Wikis sind also nicht in einen Themenbaum einsortiert, sondern sie werden über Schlagwörter (engl. Tags) kategorisiert. Dadurch muss man sich nicht lange den Kopf darüber zerbrechen, wo man eine Seite einordnen soll (worauf es in der Praxis häufig genug keine eindeutige Antwort gibt), sondern man weist ihr einfach alle passenden Schlagwörter zu.

Ebenfalls typisch für Wikis ist, dass man intensiv mit Querverweisen arbeitet. Informationen werden in möglichst kleine Einheiten heruntergebrochen und dann durch Verlinkung miteinander verknüpft – sowie man das von der Wikipedia her kennt.

Wikis haben allerdings auch den Ruf, nicht besonders benutzerfreundlich zu sein. Wer schon einmal einen Wikipedia-Artikel bearbeitet und dabei nicht den neuen VisualEditor, sondern den alten Quelltext-Editor benutzt hat, wird dem sicher zustimmen. Glücklicherweise gibt es heute aber sehr benutzerfreundliche Wikis (die teilweise nicht mehr explizit als solche bezeichnet werden). Bei diesen muss man sich nicht mehr mit einer Wiki-Syntax herumschlagen, sondern arbeitet mit einem modernen WYSIWYG-Editor. Beispiele dafür wären etwa Atlassian Confluence oder SlimWiki.

Slab: Ein modernes Wiki für das Wissensmanagement

Slab hat viele Ähnlichkeiten mit Confluence und SlimWiki. Es bezeichnet sich selbst als «Team Wiki» und bleibt dem Wiki-Prinzip insofern treu, als es keine Seitenhierarchie gibt (wie etwa bei Confluence). Dafür können die Seiten («Posts») mit Schlagwörtern («Topics») versehen werden, und diese Topics können dann hierarchisch organisiert werden. Auf diese Weise kann man bei Bedarf eben doch einen Navigationsbaum bauen – mit dem grossen Vorteil, dass ein bestimmter Post bei Bedarf unter mehreren Topics auftauchen kann.

Wer sich in einem Slab Wiki zurechtfinden will, hat zwei Optionen: Entweder er nutzt die linke Seitenleiste, wo alle Topics als aufklappbarer Themenbaum zur Verfügung stehen. Oder er lässt sich über «View all» gewissermassen die Sitemap des gesamten Wikis mit allen Topics und Posts anzeigen:

Anhand dieses einfachen Beispiels sieht man sehr schön, dass beispielsweise der Post «WordPress» sowohl unter «Websites > CMS» als auch unter «Tools» erscheinen kann. In der Praxis macht dieses Organisationsprinzip viele Diskussionen überflüssig, wo denn nun eine bestimmte Information hingehört. Wir empfinden dies als eine grosse Stärke von Slab.

Damit sind die Möglichkeiten, wie man in Slab Information organisieren kann, bereits erschöpft. Es gibt keine Workspaces, Projekte, Ordner oder sonstigen Gliederungseinheiten nebst den Topics. Weil man auch die Zugriffsrechte über die Topics steuern kann, lässt sich mit Topics trotzdem all das realisieren, wofür man sonst Workspaces etc. braucht. Ein sehr eleganter Ansatz, der sowohl einfach als auch leistungsfähig ist.

Team-Arbeit in Slab

Wenn wir gerade von Zugriffsrechten sprechen: Wer was darf in einem Slab Wiki ist ebenfalls sehr praxisgerecht gelöst.

Wenn ein Benutzer einen neuen Post anlegt, ist dieser zuerst einmal ein Entwurf («Draft»), und nur der Ersteller selbst hat darauf Zugriff. So kann er in Ruhe den Post fertigstellen, bevor er publiziert wird. Bei Bedarf kann der Ersteller allerdings auch Kolleginnen einladen, damit diese den Post gegenlesen, ergänzen oder korrigieren.

Ähnlich wie Google Docs können mehrere Personen gleichzeitig an einem Post arbeiten; dabei sieht jede die Änderungen der anderen in Echtzeit. Zudem protokolliert Slab alle Änderungen automatisch. So kann man in der Version History jederzeit nachvollziehen, wer was geändert hat. Und falls diese Änderung unbeabsichtigt oder unerwünscht war, kann man sie auch rückgängig machen.

In Einzelfällen möchte man einen Post vielleicht auch mit Personen ausserhalb des eigenen Teams bzw. Unternehmens teilen. Zu diesem Zweck kann man entweder kostenlose Guest Accounts mit beschränkten Rechten einrichten oder einen Post über einen Public Link freigeben.

Inhalte bearbeiten mit dem Slab Editor

Kommen wir zum Schluss noch zum Kern eines jeden Wikis: dem Content-Editor. Dieser ist bei Slab genau so wie das gesamte System: modern, schnell und auf das Notwendige reduziert.

Zunächst ist hervorzuheben, dass man bei Slab echtes WYSIWYG bekommt: Die Posts sehen im Editier-Modus und im Lese-Modus exakt gleich aus. Das führt dazu, dass man oft zweimal hinschauen muss, um zu wissen, in welchem Modus man sich gerade befindet.

Der Editor bietet die üblichen Funktionen: Nebst normalem Text können auch Links, Überschriften, Aufzählungen, Bilder, Tabellen und Code Snippets verwendet werden. Aus den Überschriften wird automatisch ein Seiteninhaltsverzeichnis generiert, was die Übersicht in längeren Seiten erleichtert.

Bilder können nicht nur aus Dateien importiert, sondern auch per Copy/Paste eingefügt werden, was insbesondere die Erstellung von technischen Dokumentationen mit Screenshots vereinfacht. Die Layout-Möglichkeiten bei Bildern sind beschränkt, aber praxisgerecht: Ein Bild belegt entweder die ganze oder die halbe Spaltenbreite, optional kann links oder rechts Text platziert werden. Die Tabellen sind dagegen etwas gar rudimentär geraten: Sie funktionieren zwar gut, aber die Gestaltungsmöglichkeiten sind minimal.

Ein Highlight ist das Embedding von Google Docs. Um ein solches Dokument in einem Slab Post anzuzeigen, kopiert man lediglich dessen Link in den Editor. So kann man das Dokument direkt in Slab lesen und über den Button «New Tab» auch gleich bearbeiten. Ausgesprochen erfreulich ist zudem, dass die Volltextsuche von Slab auch solche eingebetteten Dokumente erfasst.

Aus unserer Erfahrung ist dieses Embedding ein ungemein wichtiges Feature. Denn man darf sich keine Illusionen machen: Auch wenn man ein Wiki einführt, wird weiterhin ein Teil der Informationen in Dokumenten  vorliegen. Slab macht es aber so einfach wie nur irgend möglich, diese beiden Methoden der Wissensdokumentation zu integrieren. Das Embedding beschränkt sich übrigens nicht nur auf Google Docs – auch Datenbanken aus Airtable, Designs aus Invision oder YouTube-Videos können eingebettet werden.

Fazit

Slab ist eine wirklich schöne Lösung für das Wissensmanagement in Teams und KMU. Unter der modernen, übersichtlichen Oberfläche steckt eine durchdachte, performante Software, die vieles richtig macht. Beeindruckt hat uns die konsequente Reduktion auf das Wesentliche: Slab bietet alles, was man in der Praxis braucht, aber nichts, was die Benutzung unnötig kompliziert macht. Und Benutzerfreundlichkeit scheint uns die allerwichtigste Anforderung an eine Wissensmanagement-Plattform zu sein, denn sonst wird sie nicht akzeptiert und nicht genutzt.

Negativ aufgefallen sind uns nur einige Details. Bereits erwähnt wurden die sehr limitierten Tabellen. Das ist schade, denn Wissen lässt sich oft in Tabellen übersichtlicher aufbereiten. Immerhin kann man diese Einschränkung mit eingebetteten Google Tabellen oder Airtable-Dokumenten umgekehen. Als Nachteil empfinden wir auch das Fehlen eines Papierkorbs: Löscht man einen Post, dann ist dieser unwiederbringlich verloren. Und schliesslich wäre es schön, wenn die Benutzeroberfläche auch in Deutsch verfügbar wäre.

Von solchen Details abgesehen erscheint uns Slab aber eine echte Alternative zum Platzhirsch Confluence. Zudem wird einem ein allfälliger Umstieg dadurch erleichtert, dass Slab auch Confluence-Backups importieren kann. Confluence mag zwar insbesondere für grosse Unternehmen noch einige Vorteile bieten, und es ist am Markt wesentlich besser etabliert. Aber aus der Perspektive des einzelnen Benutzers macht die Arbeit mit Slab mindestens so viel Freude wie mit Confluence, das in letztere Zeit durch unausgereifte Redesigns und ungelöste Bugs viel Kredit verspielt hat.