Excel-Tabellen in eine PowerPoint-Präsentation übernehmen

Eine der häufigsten Fragen in unseren PowerPoint-Schulungen lautet: «Wie kann ich eine Excel-Tabelle in eine PowerPoint-Präsentation übernehmen und sauber formatieren?» Seien es Finanzkennzahlen, seien es wissenschaftliche Statistiken: Immer wieder müssen in Excel aufbereitete Daten in PowerPoint-Präsentation integriert werden. In diesem Artikel stellen wir die vier wichtigsten Methoden vor und diskutieren ihre Vor- und Nachteile.

Sei es für eine Kundenpräsentation, für eine Verwaltungsratssitzung oder für einen Vortrag an einem Kongress: Immer wieder kommt man in die Situation, dass man in einer PowerPoint-Präsentation Daten zeigen muss, die bereits als Excel-Dokument vorliegen. Es gibt dafür mehrere Methoden, die allerdings zu sehr unterschiedlichen Resultaten führen können.

Die 4 Methoden im Überblick

Diese Tabelle zeigt die vier grundlegenden Methoden, wie man Daten einer Excel-Tabelle in eine PowerPoint-Folie einfügen kann. Sie vermittelt einen Überblick über die wichtigsten Vor- und Nachteile und soll helfen, in der jeweiligen Situation die richtige Methode zu wählen. Details zu diesen Methoden finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Methode 1: Excel-Tabelle als Grafik einfügen

Die einfachste Methode besteht darin, eine Excel-Tabelle gar nicht als Tabelle, sondern als Bild in die PowerPoint-Folie einzufügen. Das ist schnell gemacht, bringt allerdings verschiedene Nachteile mit sich.

Für die Umwandlung in ein Bild gibt es zwei Möglichkeiten:

• Screenshots
  Screenshots Ihrer Excel-Tabelle können Sie unter Windows mit Snipping Tool, unter macOS mit Bildschirmfoto erstellen. Diese können Sie dann via Zwischenablage oder als Grafikdatei in die Folie einfügen.
• Einfügen als Grafik
  Der elegantere Weg besteht darin, den gewünschten Bereich der Excel-Tabelle zu markieren, zu kopieren und dann in PowerPoint die Einfügeoption «Grafik» zu nutzen. Das geht nicht nur schneller, sondern erzeugt auch besser aufgelöste Grafiken.

Wie gesagt: Diese Methode ist sehr einfach und in vielen Fällen auch gut genug. Allerdings handelt man sich damit auch verschiedene Nachteile ein:

• Ist die Tabelle einmal in ein Bild konvertiert, kann man sie in keinster Weise mehr anpassen. Kurzfristige Korrekturen an den Daten sind also ebensowenig möglich wie Änderungen am Tabellen-Layout.
• Das Design einer Excel-Tabelle unterscheidet sich oft deutlich vom Design einer PowerPoint-Präsentation. Sofern man sich nicht die Mühe macht, zumindest die Schriften und die Farben im Excel-Dokument anzupassen, bleibt die Tabelle gestalterisch ein Fremdkörper. Und falls man später einmal das PowerPoint-Design anpassen möchte, muss man nochmals von vorne beginnen.
• Bei umfangreicheren PowerPoint-Präsentationen ist die Volltextsuche oft die schnellste Methode, um ein bestimmtes Slide zu finden. Wenn eine Tabelle als Grafik vorliegt, ist ihr Inhalt aber nicht durchsuchbar.

Methode 2: Excel-Tabelle in PowerPoint-Tabelle umwandeln

Tabellen in Excel unterscheiden sich fundamental von Tabellen in PowerPoint. Excel ist eine Tabellenkalkulation – den Tabellenzellen sind also oft Formeln hinterlegt, die mathematische Operationen ausführen. Tabellen in PowerPoint hingegen sind (ähnlich wie in Word) ein reines Layout-Instrument, um strukturierte Daten übersichtlich zu präsentieren.

Wenn man eine Excel-Tabelle kopiert und ganz normal in eine PowerPoint-Folie einfügt, dann erscheint sie dort als PowerPoint-Tabelle. Bei dieser Umwandlung gehen alle Formeln verloren, d.h. die Tabellenzellen enthalten nur noch die reinen Daten. Das ist nicht unbedingt ein Problem, denn letztlich will man ja in einer Präsentation die Daten sehen. Falls Sie allerdings nachträglich noch einzelne Zellenwerte ändern, dann können Sie nicht mehr darauf zählen, dass die Formeln automatisch alle abhängigen Zellen aktualisieren. Falls man sich dessen nicht bewusst ist, hat man schnell fehlerhafte Daten in seiner Präsentation.

Was bei der Umwandlung ebenfalls verloren geht, ist jegliche Formatierung. Das ist allerdings nur auf den ersten Blick ein Nachteil: Nun können Sie nämlich die Tabelle über die Ribbons «Tabellenentwurf» und «Tabellenlayout» im Design der PowerPoint-Präsentation neu formatieren.

Aus gestalterischer Sicht ist die Methode 2 deshalb allen anderen Methoden überlegen. Zugleich ist sie auch für weniger geübte PowerPoint-Nutzer:innen beherrschbar – was man von den beiden folgenden Methoden nicht behaupten kann.

Methode 3: Excel-Tabelle einbetten

Sie müssen eine Excel-Tabelle nicht zwingend in eine Grafik oder eine PowerPoint-Tabelle umwandeln, um sie in einer Präsentation nutzen zu können. Alternativ können Sie eine komplette Excel-Datei als Objekt in Ihre Präsentation einfügen.

Dazu klicken Sie im Ribbon «Einfügen» auf den Button «Objekt», wechseln auf die Option «Aus Datei erstellen» und wählen schliesslich die gewünschte Excel-Datei. Sollte die Datei mehrere Arbeitsblätter umfassen, können Sie noch auswählen, welches davon in der Präsentation sichtbar sein soll. Alternativ können Sie die geöffnete Excel-Tabelle kopieren und dann mit CTRL+ALT+V in PowerPoint einfügen, wodurch sich der Dialog «Inhalte einfügen» öffnet.

Eine eingebettete Excel-Tabelle kann per Doppelklick geöffnet und dann in Excel wie gewohnt bearbeitet werden. Nachträgliche Korrekturen oder Ergänzungen an den Daten sind also kein Problem, und auch die Formeln bleiben erhalten.

Weil eingebettete Excel-Tabellen weiterhin Excel-Tabellen sind, können sie auch nur mit den Design-Funktionen von Excel formatiert werden. Die Ribbons «Tabellenentwurf» und «Tabellenlayout» stehen in diesem Fall also nicht zur Verfügung. Somit muss man solche Tabellen manuell an das Design der PowerPoint-Präsentation angleichen, was nicht immer vollständig gelingt.

Wichtig zu verstehen ist, dass bei der Methode 3 eine Kopie der ursprünglichen Excel-Datei eingebettet wird. Das hat Vor- und Nachteile, wie wir gleich bei der Methode 4 sehen werden.

Methode 4: Excel-Tabelle verknüpfen

Die Methode 4 ist sehr ähnlich wie die Methode 3: Auch hier hat man am Schluss eine Excel-Tabelle in einer PowerPoint-Folie – mit den bereits beschriebenen Vor- und Nachteilen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass hier nicht eine Kopie der Excel-Datei in die Präsentation eingebettet wird, sondern lediglich ein Verweis auf die Ursprungsdatei.

In der Konsequenz bedeutet das, dass sich alle Änderungen an der Excel-Datei sofort auf die PowerPoint-Präsentation auswirken. Die Daten in den beiden Dokumenten sind also immer synchron. Wenn Sie beispielsweise einen Quartalsreport in Form einer PowerPoint-Präsentation erstellen, dann müssen Sie die Zahlen des letzten Quartals nur in Excel aktualisieren.

Das Vorgehen ist sehr ähnlich wie bei der Methode 3: Auch hier klicken Sie auf den Button «Objekt» im Ribbon «Einfügen», setzen aber zusätzlich den Haken bei «Verknüpfung».

Alternativ können Sie auch hier über den Dialog «Inhalte einfügen» gehen und dort die Option «Verknüpfung einfügen» auswählen.

Excel-Tabellen zu verknüpfen statt einzubetten hat seine Tücken. Die beiden grössten Stolpersteine sind die folgenden:

• Das Konzept von verknüpften Excel-Tabellen dürfte nur wenigen PowerPoint-Nutzer:innen bekannt sein. Verknüpfte Tabellen sind auch kaum als solche erkennbar. Ändern sich plötzlich Daten in einer Präsentation, dann kann das verwirrend sein und unter Umständen folgenschwere Missverständnisse produzieren.
• Die PowerPoint-Präsentation ist darauf angewiesen, dass die verknüpfte Excel-Datei weiterhin unter dem ursprünglichen Pfad verfügbar ist. Wenn jemand die Excel-Datei umbenennt, verschiebt oder löscht, dann erhält man beim Öffnen der Präsentation eine Fehlermeldung, welche die meisten Benutzer:innen überfordern dürfte. Aus dem gleichen Grund können Sie eine solche Präsentation auch nicht ohne weiteres per E-Mail versenden.