Was ein perfektes Projektmanagement-Tool ausmacht

Arbeit besteht darin, Aufgaben zu erledigen. Wer die Arbeit in einem Unternehmen, einem Projekt-Team oder einem Verein organisieren will, braucht eine Methode, um alle anstehenden Aufgaben zentral zu verwalten. Am Ende geht es darum, dass jeder weiss, wer was bis wann zu erledigen hat und was der aktuelle Stand ist.

Web-basierte Projektmanagement-Tools, welche genau dies leisten, gibt es inzwischen wie Sand am Meer, und die meisten sind eine echte Hilfe, solange man sie konsequent nutzt. In diesem Artikel legen wir die Latte aber noch etwas höher: Hier geht es darum, was ein perfektes von einem guten Projektmanagement-Tool unterscheidet.

In den letzten 20 Jahren habe ich über einhundert Projekte geleitet und dabei Dutzende Projektmanagement-Tools im praktischen Einsatz erlebt. Die Entwicklung, die in diesem Sektor stattgefunden hat, ist beeindruckend: Heute gibt es ein grosses Angebot an leistungsfähigen, benutzerfreundlichen und kostengünstigen Cloud-Services, welche team-orientiertes Arbeiten hervorragend unterstützen.

Wer sich also heute für ein Projektmanagement-Tool entscheiden muss, kann nicht viel falsch machen. Trotzdem gibt es natürlich gute und bessere Tools. Wer tagtäglich damit arbeiten muss, tut sich einen Gefallen, wenn er nicht das erstbeste nimmt, sondern sich ein paar Gedanken darüber macht, was in der Praxis wichtig sein könnte.

Was jedes Projektmanagement-Tool können muss

Die elementare Informationseinheit in einem Projektmanagement-Tool sind Aufgaben (engl. Tasks). Das Tool muss es erlauben, diese Aufgaben angemessen zu dokumentieren: Dazu gehört – nebst dem Titel – eine im Umfang nicht limitierte Beschreibung, die auch Bilder und Tabellen umfassen kann. Zudem sollten Aufgaben mit Attachments (z.B. PDF-Dokumente) versehen werden können.

Damit Aufgaben auch tatsächlich erledigt werden, braucht es zwei Dinge: Eine Person, welche dafür verantwortlich ist, und eine Deadline. Das Tool muss es also erlauben, Aufgaben einer Person zuzuweisen und sie zugleich mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen. Dabei ist es essenziell, dass die zuständigen Personen auch erfahren, dass sie eine Aufgabe zugewiesen erhalten haben – sei es via Mail, via Benachrichtigung in einer App oder einem Messenger, oder schlicht über die persönliche Inbox innerhalb des Projektmanagement-Tools.

Sobald man mehr als nur einige Dutzend Aufgaben hat, muss man diese gruppieren können, um den Überblick zu behalten. Hier sind die Anforderungen in der Praxis sehr unterschiedlich: Je nachdem möchte man Aufgaben nach Projekten, nach Organisationseinheiten, nach Kunden oder nach einem anderen Kriterium organisieren. Ein gutes Tool muss alle diese Varianten abdecken. Das einfachste und zugleich flexibelste Prinzip besteht darin, dass Aufgaben in einer unlimitierten Ordner-Hierarchie organisiert werden. Zusätzlich sollte es möglich sein, Aufgaben mit Schlagwörtern (engl. Tags) zu versehen – so findet man gleichartige Aufgaben auch dann wieder, wenn sie an unterschiedlichen Orten abgelegt sind.

Apropos finden: Selbstverständlich gehört auch eine gute Suche dazu. Gut bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sie global über sämtliche Aufgaben hinweg funktioniert, zugleich aber alle erforderlichen Filter bietet, um die Resultate sinnvoll einzuschränken (z.B. nach Ablageort, nach Ersteller, nach Datum, nach Tags).

Triviale Aufgaben sind entweder pendent oder erledigt. Bei komplexen Aufgaben, die von mehreren Personen bearbeitet werden, braucht es hingegen detailliertere Statusangaben, z.B. «in Arbeit», «fehlende Informationen», «bereit zur Abnahme» oder «aufgeschoben». Idealerweise erlaubt es das Tool, eigene Stati zu definieren, damit man die Abläufe im Unternehmen möglichst gut nachbilden kann.

Dann braucht ein solches Tool ein vernünftiges Rechtemanagement, damit jeder Benutzer nur das sieht bzw. machen darf, was er soll. Wenn beispielsweise die Geschäftsleitung oder die HR-Abteilung ihre Pendenzen im gleichen Tool verwaltet wie die übrige Firma, dann dürfen diese Aufgaben nur für einen beschränkten Personenkreis zugänglich sein. Und wenn man Kunden als Benutzer in das Tool einlädt, dann dürfen diese logischerweise nur ihre eigenen Projekte sehen. Eine solche Rechtesteuerung muss nicht einmal besonders granular sein, denn erfahrungsgemäss begreifen die Benutzer sonst schnell nicht mehr, wer eigentlich was sieht. Zwingend ist hingegen, dass man die Berechtigungen nicht immer pro Benutzer vergeben muss, sondern Benutzergruppen (= Rollen) bilden kann.

Last but not least sollte ein Projektmanagement-Tool nicht nur über das Web-Interface, sondern auch über eine Mobile App genutzt werden können. So kann man auch in einem Meeting oder unterwegs schnell die anstehenden Aufgaben durchgehen oder eine neue Aufgabe einspeisen.

Was Sie nicht unbedingt brauchen

Nebst den gerade genannten «must haves» gibt es auch einige Features, die man in der Praxis viel seltener braucht, als man vielleicht denkt. Zu den «nice to haves», auf die man in den meisten Fällen gut verzichten kann, gehören nach unserer Erfahrung folgende Funktionalitäten:

Gantt Charts

Die grafische Darstellung von Aufgaben auf einer Zeitachse kann enorm hilfreich sein, um ein Projekt zu überblicken. Allerdings ist die Erstellung und die laufende Pflege eines Gantt Charts recht anspruchsvoll. Zudem lassen sich viele Projekte gar nicht so exakt planen, dass man sie sinnvoll in einem Gantt Chart abbilden könnte.

Falls Sie die Verantwortung für ein Bauprojekt, einen Grossanlass oder einen Filmdreh haben, wo sehr viele Personen nach einem strikten Zeitplan zusammenarbeiten müssen, dann wird Ihnen ein Gantt Chart selbstverständlich gute Dienste leisten. Für viele andere Anwendungen sind Gantt Charts aber absolut verzichtbar.

Abhängigkeiten

Oft kann eine bestimmte Aufgabe erst dann begonnen werden, wenn eine bestimmte andere Aufgabe abgeschlossen ist. Solche Abhängigkeiten kann man in gewissen Tools über Verknüpfungen abbilden.

In der Theorie ist dies absolut sinnvoll, in der Praxis werden solche Abhängigkeiten allerdings schnell einmal unüberschaubar. Muss man dann einzelne Aufgaben zeitlich verschieben, dann verschieben sich auch die verknüpften Aufgaben – was man vielleicht nicht beabsichtigt oder vorausgesehen hat. Falls Sie also keine Vollblut-Projektmanagerin sind, können Sie gut ohne dieses Feature leben.

Ressourcen-Planung

Wer ernsthaft daran interessiert ist, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden, muss auch sicherstellen, dass die zuständigen Personen genügend Zeit dafür haben. Gewisse Tools erlauben es deshalb, jede Aufgabe mit einer Zeitschätzung zu versehen und die resultierende Auslastung aller Mitarbeitenden anzuzeigen.

Auch hier ist die Idee an sich gut, die Umsetzung in der Praxis aber häufig unbefriedigend. Denn einerseits ist es unglaublich schwierig, den Zeitbedarf einer Aufgabe präzise vorherzusagen; und andererseits haben die Mitarbeitenden nebst dem Projekt, das man gerade plant, noch viele andere Dinge zu tun. Die Ressourcen-Planung in Projektmanagement-Tools hat deshalb mit der Realität oft wenig gemeinsam, und insofern benötigen Sie diese Funktion nicht unbedingt.

Finanzielles

Wenn Sie im Dienstleistungssektor tätig sind, dann werden Sie vielleicht den Wunsch verspüren, auch Offerten und Rechnungen in Ihrem Projektmanagement-Tool zu erstellen. Das ist an sich logisch, denn letztlich geht es ja immer um dieselben Arbeiten, die offeriert, geplant, erledigt und verrechnet werden müssen.

Die Erfahrung lehrt aber, dass kein Tool sämtliche Aspekte wirklich gut abdecken kann. Zudem wird das Tool dann irgendwann so komplex, dass es nur noch die Projektleiter benutzen können, und das ist ja genau nicht der Sinn der Sache. Deshalb: Ein Timesheet in einem Projektmanagement-Tool mag noch Sinn machen, aber ansonsten lagern Sie alles, was mit Finanzen zu tun hat, lieber in eine spezialisierte Software aus.

Geniale Features, die den Unterschied machen

Kommen wir nun zu denjenigen Funktionen, welche einen echten Mehrwert darstellen, aber leider nicht zur Standardausstattung von Projektmanagement-Tools gehören.

Unterschiedliche Views

Aufgaben werden traditionell in Listen dargestellt – wir kennen dies von simplen To-do-Apps und von Excel-Tabellen. Doch die Bedürfnisse sind verschieden, und dem sollte auch ein Projektmanagement-Tool Rechnung tragen. Deshalb ist es enorm praktisch, wenn die Aufgaben wahlweise als Liste, als Kanban-Board oder in einem Kalender angezeigt werden können. Wichtig ist dabei, dass es sich immer um dieselben Aufgaben handelt – was sich ändert, ist nur die Ansicht (engl. View).

Variabler Scope

Es gibt Situationen, in denen man den Überblick über sämtliche anstehenden Aufgaben braucht – egal zu welchem Projekt sie gehören. In anderen Situationen will man sich wieder ganz auf ein einzelnes Projekt fokussieren und alle anderen Aufgaben ausblenden. Und schliesslich gibt es Momente, wo der Scope irgendwo zwischendrin liegt: Man möchte vielleicht genau diejenigen Aufgaben sehen, die mit einem bestimmten Kunden, einer bestimmten Filiale oder einem bestimmten Mitarbeiter zusammenhängen. Dieser Wechsel der Perspektive sollte einfach und schnell möglich sein.

Dialogfunktionen

In jedem Projekt, ja bei fast jeder Aufgabe gibt es Diskussionsbedarf. Werden diese Diskussionen per E-Mail oder Messenger geführt, dann ist das Chaos vorprogrammiert, weil dann ein Teil der notwendigen Information ausserhalb der Projektplattform gespeichert und nicht mehr für alle Beteiligten zugänglich ist. Eine Kommentar/Chat-Funktion, welche direkt an die einzelne Aufgabe gebunden ist, hilft ungemein, diesem Problem entgegenzuwirken.

Erstellung von Dokumentationen

Natürlich kann man bei jedem Projektmanagement-Tool Dokumente aller Art hochladen. Was wir hier meinen ist jedoch die Möglichkeit, direkt im Tool einfache Dokumente zu erstellen und gemeinsam zu pflegen – etwa so, wie man es von Google Docs oder einem Wiki her kennt. Das macht es sehr viel einfacher, ein Sitzungsprotokoll, ein Konzept oder eine technische Dokumentation zu hinterlegen, um die man später vielleicht froh ist.

Custom Fields

Es gibt viele Situationen, in denen man Aufgaben mit ganz bestimmten Zusatzinformationen versehen muss. Wenn Sie beispielsweise Sitzungen organisieren, dann werden Sie die Anzahl Personen, Beginn und Ende der Sitzung, das gebuchte Sitzungszimmer sowie die gewünschte technische Ausstattung (Beamer? Flipchart?) festhalten wollen. Natürlich können Sie dies auch in der Beschreibung hinterlegen oder über Tags abbilden. Schöner ist es jedoch, wenn Sie dafür Ihre eigenen Felder definieren und auch gleich einen geeigneten Feldtyp (Dropdown, Checkbox, Währung etc.) vorgeben können. So versteht jeder, der eine solche Aufgabe anlegt, welche Informationen erforderlich sind, damit keine Rückfragen nötig sind. Zudem können Sie Ihre Aufgaben über solche Custom Fields besser gruppieren und filtern.

Freigaben

Manchmal muss man bestimmte Informationen, die im Projektmanagement-Tool gespeichert sind, einer Person zugänglich machen, welche kein eigenes Login besitzt und für die sich die Einrichtung eines solchen Logins auch nicht lohnt. Die effizienteste Lösung für einen solchen Fall sind anonyme Freigaben über einen codierten Link: Nur wer diesen Link kennt, kann die Informationen abrufen. Schön ist es, wenn solche anonymen Freigaben auf allen Ebenen der Hierarchie funktionieren – im Extremfall kann man dann auch nur eine einzige Aufgabe freigeben.

Import- und Export-Funktionen

Ein gutes Projektmanagement-Tool macht es einem leicht, bereits bestehende Daten zu übernehmen. Wenn Sie beispielsweise von Ihrem Kunden zwei Dutzend To-dos als Bulletpoints per E-Mail erhalten, dann möchten Sie diese To-dos nicht einzeln in Ihr Tool übertragen, sondern mit einem einzigen Copy/Paste 24 Aufgaben generieren. Und falls Sie früher mit einem anderen Projektmanagement-Tool gearbeitet haben, dann sollten Sie darauf achten, dass Ihr neues Tool die bestehenden Projekte komplett übernehmen kann. Umgekehrt sollte man auch prüfen, ob man seine Daten bei Bedarf wieder exportieren kann – und zwar in einem möglichst universellen Format.

Formular-Generator

Wer regelmässig Support-Anfragen oder Bug Reports von Kunden entgegennehmen muss, betreibt wahrscheinlich ein Ticketsystem. Nun sind solche Tickets letztlich nichts anderes als Aufgaben, und es wäre deshalb sinnvoll, diese ebenfalls in das zentrale Projektmanagent-Tool einzuspeisen. Damit Kunden weiterhin ohne Login und mit minimalem Aufwand ihre Anliegen erfassen können, muss das Projektmanagement-Tool Web-Formulare generieren können, welche dann im Hintergrund geeignete Aufgaben anlegen.