Wissensmanagement mit Atlassian Confluence

Website von Atlassian Confluence

Wer ein Wiki sucht, wird früher oder später auf Confluence stossen: Die Software von Atlassian ist bei zahlreichen Unternehmen als Dokumentationsplattform oder Intranet im Einsatz. Neu ist die Cloud-Version für Teams bis zu 10 Personen kostenlos – ein Grund mehr, Confluence hier vorzustellen.

Confluence ist eine Lösung für Projekt-Teams und Unternehmen, die ihre Informationen nicht mehr in einzelnen Dokumenten verwalten wollen, sondern auf einer zentralen Web-Plattform. Man kann Confluence auf dem eigenen Server hosten (was aus Datenschutzgründen wichtig sein kann) oder in der Cloud nutzen. Die am 18. März 2020 im Zuge der Coronavirus-Pandemie angekündigte kostenlose Version gibt es allerdings nur in der Cloud.

Was Confluence auszeichnet

Wer schon einmal mit MediaWiki oder DokuWiki gearbeitet hat, wird uns in einem Punkt zustimmen: So genial das Wiki-Konzept ist – besonders benutzerfreundlich sind die konkreten Implementierungen nicht. Das ist sicher der Grund, warum Confluence so populär ist: Es besitzt zwar die Fähigkeiten eines Wikis, aber es fühlt sich nicht so an. Wer damit Dokumentationen anlegt, arbeitet mit einem zeitgemässen WYSIWYG-Editor, wie man ihn von vielen Content-Management-Systemen her kennt. Eine spezielle Syntax (wie man sie bis vor kurzem beherrschen musste, um Wikipedia-Artikel bearbeiten zu können) braucht man hier nicht.

Ein zweiter wichtiger Punkt ist die Seitenhierarchie von Confluence. Traditionelle Wikis bilden keine Hierarchien, sondern Netzwerke: Die einzelnen Seiten sind untereinander verlinkt und können mit Kategorien bzw. Schlagwörtern gruppiert werden, aber eine Seitenhierarchie wie bei einer Website gibt es hier nicht. Das ist kein Mangel, sondern Teil des Konzepts: Kategorien bzw. Schlagwörter sind wesentlich flexibler, denn damit kann man eine Seite problemlos mehreren Themen zuordnen.

Die Erfahrung zeigt allerdings, dass sich viele Menschen besser zurechtfinden, wenn Informationen hierarchisch strukturiert sind. Atlassian hat das verstanden und Confluence mit einem Seitenbaum ausgestattet, der permanent in der linken Seitenleiste sichtbar ist – also so, wie eine Navigation auf einer Website. Kategorien bzw. Schlagwörter gibt es zwar auch (sie heissen hier «Labels»), aber sie spielen eine untergeordnete Rolle.

Natürlich kann man in Confluence Texte, Bilder, Tabellen und Listen erfassen. Daneben gibt es aber noch weitere Elemente, die man als Widgets, Module oder Blocks bezeichnen könnte. Bei Atlassian heissen sie «Makros», was vielleicht nicht die eingängigste Bezeichnung ist, aber immerhin deutlich macht, dass es nicht nur um das Layout geht, sondern um Funktionalität. Beispielsweise kann man das Makro «Inhalt» in eine Seite einfügen, und dieses erstellt dann automatisch ein Inhaltsverzeichnis mit allen Überschriften. Auch die Einbettung von Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dokumenten erfolgt über solche Makros.

Atlassian bietet eine grosse Auswahl an solchen Makros (hier sind sie im Detail beschrieben). Zahlreiche weitere Makros von Drittanbietern sind über den Atlassian Marketplace verfügbar. Diese erweitern die Funktionalität des Editors bzw. binden Daten aus anderen Services ein. So kann man beispielsweise Diagramme von Gliffy, Statistiken von Google Analytics oder Dokumente aus der Dropbox in eine Confluence-Seite einbinden.

Wer ein Confluence Wiki nicht allein, sondern im Team bewirtschaftet, profitiert von vielen nützlichen Funktionen. Insbesondere unterstützt der Editor die Echtzeit-Kollaboration, d.h. mehrere Benutzer können zeitgleich an derselben Seite arbeiten, und jeder sieht sofort die Änderungen der anderen. Ausserdem wird bei jedem Speichervorgang eine neue Version der Seite angelegt – man kann also sämtliche Änderungen nachvollziehen und eine Seite bei Bedarf auch auf eine frühere Version zurücksetzen. Dass man nichts unwiederbringlich löschen kann, senkt erfahrungsgemäss die Hemmschwelle bei vielen Mitarbeitenden, selbst einmal etwas ins Wiki zu schreiben.

Wo Confluence weniger überzeugt

Lassen Sie uns vorausschicken, dass wir selbst seit rund fünf Jahren intensiv mit Confluence arbeiten: Unsere Wissensbasis umfasst mehrere tausend Seiten und wird praktisch täglich genutzt. Confluence ist unserer Meinung nach eines der besten Werkzeuge für das Wissensmanagement. Aber es gibt auch offensichtliche Mängel, die Atlassian auch nach Monaten nicht beheben konnte oder wollte.

Der vielleicht wichtigste Kritikpunkt ist die Art und Weise, wie Confluence weiterentwickelt wird. Wir haben bisher zwei grosse Redesigns miterlebt: Beide hatten zum Zeitpunkt des Rollouts massive Bugs, und in beiden Fällen wurden für uns wichtige Funktionen eliminiert oder verschlechtert. Zwar wurde die Optik modernisiert, aber die Usability hat sich durch die Redesigns insgesamt nicht verbessert.

Gegenwärtig läuft die Umstellung vom «Legacy Editor» auf den «New Editor». Wer heute ein neues Confluence Cloud Account eröffnet, benutzt zwangsläufig den neuen Editor; wer hingegen schon länger mit Confluence arbeitet, hat auch noch den alten Editor zur Verfügung. Dies führt dazu, dass man permanent zwischen zwei unterschiedlichen Editoren abwechselt, die zu allem Überfluss auch noch unterschiedliche Tastaturbefehle nutzen: Ältere Seiten werden im alten Editor, neuere Seiten im neuen Editor geöffnet. Alte Seiten zu kopieren bzw. konvertieren, damit sie ebenfalls den neuen Editor nutzen, geht nur bedingt, weil der neue Editor verschiedene Funktionen seines Vorgängers nicht unterstützt – Details hier.

Dem neuen Editor fehlen einige ganz elementare Funktionen. Beispielsweise kann man nicht mehr auf beliebige Seiten im Wiki verlinken – nur noch auf solche, die man kürzlich aufgerufen hat. Oder man kann Bilder, die man bereits einmal hochgeladen hat, nicht mehr neu in die Seiten einfügen. Es gibt Workarounds für diese Probleme, aber sie sind im Alltag trotzdem lästig. Und vor allem ist unverständlich, wie lange es dauert, bis Atlassian überhaupt eingesteht, dass ein Problem existiert – von der Behebung des Problems ganz zu schweigen. Die beiden obigen Probleme beispielsweise sind schon seit einem Jahr bzw. seit einem halben Jahr als Bug erfasst, haben aber noch nicht einmal einen Bearbeiter zugewiesen erhalten.

Das krasseste Beispiel, wie Atlassian Probleme aussitzt, ist die Volltextsuche: Seit über zehn Jahren wird kritisiert, dass keine exakte Suche möglich ist. Wenn man beispielsweise nach «Word» sucht, dann werden immer auch alle Treffer für «WordPress» aufgelistet – es gibt keine Möglichkeit, ausschliesslich nach «Word» zu suchen. Gerade bei grösseren Wissensdatenbanken, wo man meist zu viele Treffer hat und die Suche eingrenzen möchte, ist dies ein massiver Nachteil.

Ein letzter Kritikpunkt ist, dass Confluence insgesamt etwas unübersichtlich ist, sobald man nicht nur Content Manager, sondern Administrator ist. Es gibt Einstellmöglichkeiten an allen Ecken und Enden, und die Benutzerführung ist oft nicht optimal. Dies hat unter anderem damit zu tun, dass die ganze Architektur darauf ausgelegt ist, dass man mehrere Atlassian-Produkte im Verbund nutzt, nicht nur Confluence allein.

Unter dem Strich

Auch wenn das Bild nicht ungetrübt ist: Confluence ist insgesamt eine sehr gute Plattform für das Wissensmanagement, sowohl in kleinen Teams als auch in grossen Unternehmen. Atlassian hat es insbesondere geschafft, ein Wiki zu bauen, das für weniger IT-nahe Menschen gut funktioniert, das aber auch Power Users zufriedenstellt.

Wer einmal den Schritt gewagt und alle seine Dokumente durch ein einziges Wiki ersetzt hat, möchte selten zurück zur alten Situation. Immer nur an einem einzigen Ort nach einer Information suchen zu müssen, macht einen wesentlich produktiver. Zugleich hat man die Gewissheit, dass niemand mit einer veralteten Version eines Dokuments arbeitet, weil es im Wiki immer nur den aktuellsten Stand gibt. Und weil Dokumentationen in Confluence so viel schneller geschrieben bzw. aktualisiert sind, als wenn man mit zig Dokumenten und Dokumentenvorlagen arbeiten muss, werden sie auch viel eher gepflegt.

Erfreulich ist auch, dass Confluence einigermassen offen ist. So kann man insbesondere Word-Dokumente so importieren, sodass eine normale Confluence-Seite draus erstellt wird – inklusive Überschriften, Tabellen und Bilder. Auch das Umgekehrte ist möglich: Confluence-Seiten können als Word- oder PDF-Dokument exportiert werden. Auf diese Weise kann man sogar Bedienungsanleitungen oder Rechtstexte in Confluence pflegen und trotzdem einem Kunden als normales Dokument zuschicken.

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