Newsletter für WordPress Websites: Plug-in oder externer Service?

Sie betreiben eine WordPress Website oder einen WooCommerce Shop und brauchen eine Lösung für Ihr E-Mail Marketing. Jetzt ist ein Grundsatzentscheid fällig: Erweitern Sie WordPress durch ein Plug-in zu einer Newsletter Engine – oder setzen Sie einen spezialisierten Service wie z.B. Mailchimp ein? Für beides gibt es gute Argumente.

WordPress ist weit mehr als nur ein Content-Management-System: Mit einem geeigneten Plug-in kann man so ziemlich jede Funktionalität nachrüsten. Wer eine Lösung für das E-Mail Marketing sucht, wird bei MailPoet, Newsletter, FluentCRM oder Groundhogg fündig. Ist das Plug-in einmal installiert und konfiguriert, kann man direkt in WordPress sowohl Newsletter-Abonnenten verwalten als auch E-Mails für diese Abonnenten erstellen und versenden.

Argumente für ein WordPress Newsletter Plug-in

Die wichtigsten Gründe, ein Newsletter-System direkt in WordPress zu betreiben, sind folgende:

Ein einziges Tool für alles

Alle Online-Marketing-Werkzeuge an einem Ort zu haben, macht die Sache insbesondere für Gelegenheitsnutzer einfacher und effizienter. Das beginnt schon damit, dass man nur ein einziges Login braucht. Nicht unterschätzen sollte man auch den Vorteil einer einheitlichen Benutzeroberfläche, die durchgehend nach denselben Prinzipien funktioniert. Nur ein einziges statt zwei komplett verschiedene Systeme kennenlernen zu müssen, ist ein wichtiges Argument für viele Anwender.

Keine Schnittstellen, kein Datenabgleich

Wenn Sie eine externe Plattform für den Newsletter-Versand nutzen, dann haben Sie zwei getrennte Datenbanken und müssen Sie sich selbst darum kümmern, dass diese synchron bleiben. Will heissen: Wenn sich ein neuer Benutzer auf der Website oder im Shop registriert, dann müssen Sie sicherstellen, dass diese Person beim nächsten Newsletter-Versand ebenfalls angeschrieben wird.

Dazu müssen Sie entweder eine Schnittstelle einrichten, die jeden neuen WordPress-Benutzer automatisch in die Kontakt-Datenbank der Newsletter-Plattform schreibt – oder sie machen vor jedem Newsletter-Versand einen manuellen Export/Import aller E-Mail-Adressen. Beides ist nicht ganz einfach, und bei einem Datenabgleich können immer Fehler passieren. Ein Newsletter-Plug-in dagegen kann direkt auf die Benutzerverwaltung in WordPress zugreifen und erspart einem deshalb viel Kopfzerbrechen.

Personalisiertes E-Mail-Marketing

Sobald sie zwei getrennte Datenbanken haben, wird es wesentlich schwieriger, Kontakte individuell anzuschreiben. Wenn Sie beispielsweise ein exklusives Angebot für Ihre allerbesten Kunden haben, dann kann die Newsletter-Plattform nicht wissen, welche Kontakte dazu gehören und welche nicht: Die Bestellungen und damit die Umsätze pro Kunde stecken ja im WooCommerce-Shop.

Auch einen Newsletter speziell für junge Eltern zu erstellen, wird schwieriger – denn diesen werden Sie wohl nur an Kund:innen verschicken, die kürzlich Baby-Artikel gekauft haben. Einen Newsletter zum Thema Wein wiederum sollten Sie wirklich nur an Kontakte senden, die mindestens 18 Jahre alt sind. All dies funktioniert mit einem Newsletter Plug-in wesentlich besser, denn diese können in der Regel auch auf WooCommerce-Daten zugreifen.

Duchgängige Erfolgsmessung

Newsletters verschickt man nicht zum Spass, sondern weil man etwas erreichen will: Die angeschriebenen Kontakte sollen Ihre Website besuchen, sich für eine Veranstaltung anmelden oder ein Produkt bestellen. Um den Erfolg eines Newsletters umfassend beurteilen zu können, ist es ebenfalls von Vorteil, nur eine einzige Datenbank zu haben: So können Sie viel einfacher nachvollziehen, welche Newsletter-Elemente welche Aktionen auf Ihrer Website ausgelöst haben. Auch das spricht für eine integrierte Newsletter-Lösung.

Open Source und kostenfrei

Zumindest jene Plug-ins, die man aus dem offiziellen WordPress Plug-in Repository herunterlädt, sind Open Source Software und kostenlos. Allerdings: Die meisten dieser Plug-ins funktionieren nach dem Freemium-Prinzip: Die Basisversion ist kostenlos, für Zusatzfunktionen oder grössere Datenmengen muss man eine Pro- oder Premium-Version erwerben. MailPoet beispielsweise bietet in der Free Version maximal 500 Kontakte und 5’000 E-Mails Abonnenten, danach werden Gebühren fällig. Umgekehrt gibt es auch bei reinen E-Mail-Marketing-Plattformen wie Mailchimp kostenlose Einsteigerpakete. Die Kosten sind also nicht das beste Argument für Newsletter-Plug-ins.

Nutzung von Website-Inhalten

Falls Sie Artikel, die Sie auf der Website veröffentlich, auch für Ihren Newsletter nutzen wollen, dann können Sie Texte und Bilder mit gewissen Newsletter Plug-ins sehr einfach in die E-Mails übernehmen. Bei gewissen Lösungen ist es sogar möglich, neue Inhalte auf der Website automatisiert an die Abonnenten zu verschicken – Ihre Leser können also gewissermassen Ihre Website abonnieren und verpassen kein Content Update.

Integration von An- und Abmeldeprozess

Ihre Kontakte sollten sich möglichst einfach für einen Newsletters an- und auch wieder abmelden können. Das braucht entsprechende Formulare und Bestätigungsseiten. Ein WordPress Plug-in erlaubt es, diese Dinge nahtlos und sehr einfach in die Website zu integrieren. Bei externen Plattformen hingegen ist die User Experience nicht immer aus einem Guss, und auch das Einrichten dieser Prozesse kann eine Spur anspruchsvoller sein.

Frei wählbarer Server-Standort

Eine WordPress-Website kann man hosten, wo man will – auch auf dem eigenen Server im eigenen Land. Das ist vor allem im Hinblick auf den Datenschutz relevant, denn bereits E-Mail-Adressen sind personenbezogene Daten und als solche schützenswert.

Sowohl die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO der EU als auch das Schweizer Datenschutzgesetz DSG erlauben zwar den Export von Personendaten – allerdings nur, wenn das Zielland einen gleichwertigen Datenschutz bietet wie die EU bzw. die Schweiz. Ob die USA (wo die meisten E-Mail-Marketing-Plattformen herkommen) zu diesen Ländern gehört, ändert sich immer wieder einmal, weil Datenschützer wiederholt gegen Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA geklagt haben. Die Schweiz anerkennt die USA als Land mit angemessenem Datenschutz (Stand: November 2025). Allerdings muss der jeweilige Dienst gemäss dem Data Privacy Framework zertifiziert sein. Trotzdem können natürlich unternehmens-interne Richtlinien allenfalls den Datenexport verbieten. Und in Zeiten der Trump-Regierung sollte man sich generell überlegen, ob man seine Daten einem US-amerikanischen Unternehmen anvertrauen will.

Wer Newsletters über ein WordPress Plug-in verschickt, kann solche Gesetze und Richtlinien einfach einhalten. Nutzt man hingegen einen Newsletter-Dienst, so muss man genau hinschauen. Entscheidend ist in diesem Fall weniger der Server-Standort als der Sitz des Unternehmens: Denn US-Unternehmen müssen den US-Behörden die Daten ihrer Kunden auch dann aushändigen, wenn diese auf Servern in der EU bzw. in der Schweiz liegen.

Flexibilität bei der Versandmethode

Bei einem Newsletter-Plug-in hat man die Wahl, wie man die E-Mails verschicken möchte. Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten:

• Standardmässig nutzt WordPress die PHP-Funktion wp_mail. Diese Methode funktioniert ohne weitere Konfiguration und ist insofern sehr einfach in der Handhabung. Sie hat allerdings den Nachteil, dass die E-Mails relativ häufig in Spam-Filtern hängen bleiben.
• Um die Zustallbarkeit der E-Mails zu erhöhen, empfiehlt sich der Versand über ein reguläres E-Mail-Konto. Ähnlich wie bei einem E-Mail-Programm muss man dazu die Zugangsdaten für den SMTP-Server in WordPress hinterlegen und WordPress so konfigurieren, dass es SMTP statt wp_mail nutzt.
• Die dritte Methode besteht darin, einen Versandservice wie beispielsweise SendGrid zu nutzen. Dies empfiehlt sich dann, wenn man eine grössere Zahl von Newsletter-Abonnenten hat und entsprechend viele E-Mails verschickt. In diesem Fall nutzt man zwar ebenfalls eine externe Plattform, aber man hat die Wahl zwischen verschiedenen Anbietern und kann diesen bei Bedarf auch einfach wechseln.

Argumente für einen externen Newsletter-Service

Trotz der oben beschriebenen Vorteile einer integrierten Lösung: Mit einem spezialisierten E-Mail Marketing Service kann es ein WordPress Plug-in in verschiedener Hinsicht nicht aufnehmen. Für Plattformen wie Campaign Monitor, Constant Contact, Emma, Mailchimp oder auch HubSpot sprechen die folgenden Argumente:

Funktionsumfang

Eine gute Newsletter Engine ist ähnlich komplex wie ein Content Management System. Sie bietet einen Funktionsumfang, den die genannten WordPress Plug-ins nicht erreichen. Das beginnt bereits bei der Abonnentenverwaltung, wo frei definierbare Profilfelder, Import- und Export-Funktionen, Segmentierung der Abonnenten oder das Bounce Management wichtig sind.

Auch der Komfort des E-Mail Editors ist bei einem spezialisierten Dienst oft besser, das Layouten der E-Mails damit einfacher. Ausserdem bieten Mailchimp & Co eine grosse Auswahl an vordefinierten Templates, bei denen man sich darauf verlassen kann, dass sie auf allen Bildschirmgrössen und in allen gängigen E-Mail-Programmen sauber angezeigt werden (was leider keineswegs selbstverständlich ist).

Eine weitere Stärke von Newsletter-Services liegt im Bereich der Marketing Automation: Wenn Sie viele und komplexe Automatisierungen einrichten wollen, dann bieten Ihnen externe Plattformen oft mehr Möglichkeiten und auch mehr Stabilität als ein Newsletter Plug-in in WordPress.

Eine gute E-Mail-Marketing-Plattform bietet zudem eine detaillierte Statistik und unterstützt das A/B-Testing. In einer Zeit, wo Marketing immer stärker durch KPIs getrieben wird, sind solche Dinge fast unverzichtbar.

Mehr als Newsletter Marketing

Gerade bei Mailchimp hat man sehr schön beobachten können, wie sich Newsletter-Services immer mehr zu universellen digitalen Marketing-Plattformen entwickeln. Sie erlauben nicht nur den Versand von E-Mails, sondern publizieren auch Inhalte auf Social-Media-Plattformen oder schalten Anzeigen bei Meta oder Google. Alle diese Funktionen auch noch in WordPress integrieren zu wollen, ist nicht sinnvoll – diese sind auf einer externen Plattform besser aufgehoben.

Integration mit anderen Services

Irgendwann kommt beim E-Mail Marketing der Moment, wo man Daten mit einem Drittsystem austauschen muss. Dann ist es ungemein hilfreich, wenn man die Daten nicht manuell exportieren und importieren muss, sondern über eine Schnittstelle austauschen kann, und zwar am liebsten in beide Richtungen. Solche APIs kann man bei WordPress Plug-ins kaum erwarten. Auch passende Konnektoren auf Integrationsplattformen wie Zapier oder Make sind für spezialisierte Newsletter-Plattformen eher vorhanden als für Newsletter Plug-ins.

Auslagerung der Server-Last

Ein Newsletter-Versand stellt eine nicht zu unterschätzende Belastung für einen Server dar. Zunächst muss für jeden Empfänger ein individuelles E-Mail generiert und verschickt werden. Öffnet dann ein Empfänger das E-Mail, so müssen die darin enthaltenen Bilder vom Server nachgeladen werden. Zudem müssen Retouren und Abmeldungen verarbeitet werden.

Solange die Newsletter Engine in das CMS integriert ist, kann ein Newsletter-Versand schnell einmal die Performance der Website beeinträchtigen – insbesondere, wenn die Website auf einem gängigen Shared Hosting läuft. Nutzt man hingegen die Server eines spezialisierten E-Mail-Marketing-Anbieters, so muss der eigene Server nur noch die (hoffentlich zahlreichen) Besuche auf der Website verarbeiten, welche ein Newletter-Versand typischerweise auslöst. Gerade wenn die Zahl der Abonnenten über die Zeit zunimmt, skaliert eine dedizierte E-Mail-Marketing-Plattform besser.

Spam-Vermeidung

Eine der grössten Hürden beim E-Mail Marketing sind Spam Filter. Spezialisierte Dienstleister haben viel Erfahrung damit, wie Newsletters erstellt und verschickt werden müssen, damit sie nicht im Spam Filter hängen bleiben. Wer einen solchen Service nutzt, muss sich diesbezüglich nicht selbst um die Details kümmern. Wer hingegen Mails aus WordPress heraus verschickt, ohne zumindest einen SMTP-Server zu nutzen, braucht sich nicht zu wundern, wenn ein Grossteil der E-Mails nie ankommt.

Freie Wahl des CMS

Sollte man sich einmal entscheiden, das Content Management System zu wechseln, so hat dies kaum Auswirkungen auf das E-Mail-Marketing, solange man einen externen Dienst einsetzt. Nutzt man hingegen ein WordPress Plug-in, so muss man mit dem CMS auch gleich die Newsletter Engine ersetzen. Die E-Mail-Adressen der Abonnenten zu migrieren ist zwar keine grosse Sache, aber man verliert höchstwahrscheinlich die Statistiken und das Newsletter-Archiv, und natürlich muss man die E-Mail-Templates neu implementieren.

Zweiter Kommunikationskanal in Krisensituationen

Ist die eigene Website einmal nicht erreichbar – sei es wegen einer Überlastung des Servers, wegen eines technischen Problems, wegen einer Cyber-Attacke oder wegen staatlicher Zensurmassnahmen – so kann man dank dem externen Newsletter-Service immer noch eine Nachricht an seine Zielgruppen versenden. Beim WordPress Plug-in hingegen setzt man alles auf eine Karte: Ist die Website down, dann funktioniert auch das Kommunikationsinstrument Newsletter nicht mehr.

Automatisches Backup, automatische Maintenance

Wer seine Website selbst hostet, der muss sich auch selbst um Backups, Wartung und Software-Updates kümmern – in einem KMU, einer Non-Profit-Organisation oder einem Verein fehlen dafür aber oft die Ressourcen. Bei einem E-Mail-Marketing-Dienstleister darf man davon ausgehen, dass er diese Prozesse im Griff hat und dass die Daten der Newsletter-Abonnenten vergleichsweise sicher sind.

Fazit

Es ist verlockend, WordPress nicht nur für die Website-Verwaltung, sondern auch für das E-Mail Marketing zu nutzen. Wenn man als Verein seine 500 Mitglieder alle paar Monate per Newsletter anschreiben will, ist ein WordPress Plug-in eine gute und kostengünstige Lösung. Und das Angebot in diesem Bereich ist über die Jahre deutlich besser geworden.

Wenn es allerdings wesentlich mehr Abonnenten sind und die Frequenz der Newsletter-Aussände steigt, sollte man sorgfältig abwägen, ob man nicht lieber auf einen spezialisierten Dienst setzen will. Gerade wenn der Newsletter unternehmenskritisch ist – z.B. weil man damit als Online-Händler seine Kunden in den Shop bringt oder als NGO seine Kampagnen lanciert –, dann ist eine dedizierte Lösung in der Regel die bessere Wahl.